ANTRE

Compte Rendu CA 22-01-2013

Présents : Nemesis, Jin, Lasanis, Lama, nounours, Wellan.
Absent : Logwin, Bazulh, Martinovski(excusé), Zesso(excusé), Naglareph(prévenu), Backslash(excusé)
Début : 20h12
Fin : 22h50

Ordre du jour
- Rapports des membres.
- Assurance des membres pour la soirée.
- Remboursement des achats.
- Les papiers à régler pour la succession.
- Système Régu et Campagne.
- Partenaire.
- Divers :
o Utilité de postes de suppléants.

Rapports des membres.
Beaucoup de personne n’ont pas encore répondu. On a relancé tout les membres.

Assurance des membres pour la soirée.
On est assuré à hauteur de 50 membres par évènement. Il faut faire des devis pour augmenter cette limite à 100/150/200 personnes.

Remboursement des achats.
Il faut se mettre à jour pour la préfecture. Le président doit absolument nous faire un topo sur la ou ça en est. On doit absolument faire la cession des comptes et des pouvoirs.

Les papiers à régler pour la succession.
- On doit faire une documentation, parmi les solutions proposé :
o Faire un wiki
o Mettre en place une section sur le forum
o Faire une documentation reliée à mettre dans l’asso.

Un brainstorming sera organisé pour faire une liste exhaustive des tâches à confier au prochaine CA.


Système Régu et Campagne
- On doit garder le système de régu tel qu’il est actuellement.
- On doit essayer de mettre en place des soirées de campagne tout les mois.
Ce type de soirée serait une soirée de type Event.
On propose actuellement le dimanche après-midi.
On propose de la faire le dimanche 3 Février de 13h à 20h.

Général
- Il faudra penser a demander les isolation phonique pour les soirée.
- Pour le manque de salle, E-ART-SUP est réservable si on prévient suffisamment à l’avance.
- On doit à nouveau relancer le bocal pour internet dans le local.
- Une Réunion CA sera organisé exceptionnellement le Mardi 29 Janvier 2013 à 20h.

Site internet
- On prévoit de mettre sur le site internet un système d’emprunt de livre.
- On prévoit de faire un module de fiche d’inscription à remplir qui soit ensuite imprimable pour faire signer les membres.
- Une fiche informatisée pour envoyer des mails aux membres.

Partenaires
- Ys : Ils nous ont envoyé un message pour organiser une après midi jeux de société. Comme nous avons également prévue une après-midi du genre, nous avons fusionné cet évent au 16 Février après-midi.
- Il faut faire de la communication auprès des partenaires pour notre nouvelle activité « campagne ». A la seule condition qu’ils désignent leur campagne sur le forum d’antre.
- Faust : Ca s’est bien passé, il y a eu cependant un couac pour les résa avec strataegic, ils auraient apparemment une réservation à l’année sur certains de leurs évènement. Les gardiens ont fait une extension des réservations afin de permettre un maintient de notre évènement, merci à eux.

Compte Rendu CA 12-02-2013

Présents : Bazulh, Martinovski, Zesso, Naglareph, Backslash, Jin, Lasanis, Lama, Wellan.
Absent: Logwin, Nemesis, Nounours.
Début : 20h30
Fin : 21h22

Suite à l’accord des membres du CA, Il y a eu la présence exceptionnelle de Kta-Strof en temps que personne en initiation au poste de Communication interne.
Affiche
- Faire un Canevas pour les affiches.
- Refaire Le cahier des charges.
Com Externe
- Le Dernier bar avant la fin du monde veux faire un partenariat avec nous pour pour qu’on fasse 1 event par mois chez eux.
- Ombre du trône :
o Rappel : Ils avaient pris contact avec nous pour faire un partenariat. Pour l’instant, aucune proposition n’as été accepté ( autant des deux coté).
o On aimerais avoir une solution permettant de trouver des place moins chère que leur proposition actuelle ( tarif proposé).
- Aventure galactique :
o Il faut monter un dossier complet et professionnel. Seul un dossier Béton permettra de pouvoir réserver l’under. Il faut aussi prévoir le service de sécurité etc.

Jeux de Société
- La prochaine après-midi se fera le 24-02.
Event
- Après – midi campagne : On établie comme planning tous les premier Dimanche du mois.
Général
- Les photos prises sont toutes disponibles dans le local.
- On a trouvé devant le local des déjections, du vomi, des tags, sans parler que ce coin correspond a un coin de fumette/deal.
- On doit toujours faire des devis pour augmenter notre assurance à hauteur de 100 personnes minimum.
- On doit obtenir la facture de ce qu’on doit pour les t-shirts.

Compte Rendu CA 26-02-2013

Présents : Bazulh, Backslash, Jin, Lasanis, Wellan, Nounours, Logwin
Absent: Martinovski, Zesso, Naglareph, Lama (aucune excuse n’a été fournie)
Début : 20h15
Fin : 21h45

Suite à l’accord du CA, les recrues de Wellan et de Backslash ont pu assister à la réunion.

Débrief Init
- L’administration nous à posé problème. Anne Menard, nous apprit que nous n’avions pas de salle. Nous nous sommes présenté à e-art sup qui nous on passé des salles pour nous les enlever au dernier moment.
- Mme Rinaldi nous a été d’une grande aide. Elle a réussi à nous dégoter des salles à Villejuif au dernier moment.
- Débrief : 70 personnes dont quelques nouveaux qui ont passé une très bonne soirée.
Evènement
- Une soirée devrait être organisée pour les PSO pendant leur piscine ou après.
- Après-midi campagne : La dernière après-midi c’est bien passé. Ca a tourné plutôt bien et en autogestion.
- Il faut créer un post pour les après midi campagnes.
Partenaire
- La démarche standard et qui doit être respecté et celle-ci :
o En cas de demande, il faut répondre de faire une demande officielle à antre-ca@googlegroup.fr. Cela permettrait que les membres du CA aient eu une réflexion sur un sujet avant la réunion.

Projet dé en argent
- Le projet a été lancé. Les estimations vont être faites, un test sera fait et on voit pour lancer la promotion.

Jeux de société
- Ca été l’évènement sur lequel on a fait le plus de communication tout les facebook, sites, partenaire, facebook partenaire). Mais personne n’a pointé le bout de son nez.
- Pas mal de personne gens avaient l’air intéressés. On avait même décalé la soirée pour convenir aux partenaires et s’assurer de la venue des membres d’Ys.
- L’évènement n’ayant pas attiré grand monde jusqu'à présent. Un sondage va sûrement être lancé pour savoir si l’activité intéresse et si les créneaux sont adaptés aux intérêts des joueurs.

Réservation
- Faire attention a chronos avant d’envoyer une Résa.
- Nos réservations ne devrait pas sauter en cours semaine pour autres raisons que pédagogique.
- Les salles E-Art sup sont à réserver qu’en cas d’extrême urgence.
Site internet
- Notre contact n’ayant pas vraiment répondu. Il va surement falloir trouver un autre contacte si on veut faire.
- Comme dit par mail, on ne doit pas supprimer les threads du forum, on déplace dans une catégorie Archive accessible aux membres du CA.
Général
- Un vote a été fait et suite a cela, les réunions seront maintenant espacées de 3 semaines. La nouvelle démarche sera de communiquer par mail.
- Un mail récapitulatif des prochaine soirée et contenant un lien vers les comptes rendus de CA pourrait être une bonne idée de communication a ré-implémenter.

Compte Rendu CA et YS 19-03-2013

Présents : Bazulh(représentant également du CA d’YS), Logwin(représentant également du CA d’YS), Naglareph, Backslash, Zesso, Jin, Wellan, Nounours, Martinovski, Lama.
Absent: Lasanis
Début : 20h15
Fin : 22h15.

Intervention de :
- Venu des Membre D’YS pour une réunion Exceptionnelle : 4 Membres du CA d’YS sont venus afin de parler du partenariat.
- Christophe Lamuth afin de parler de la convention EPITANIME.

PARTENAIRE YS
• Ys est venu avec des retours et des propositions sur la communication :
o La mise en place d’une plaquette à été faite pour augmenter la visibilité d’Ys.
o Ys aurait en vue une affiliation avec la fedeGN. Qui serait profitable pour l’image de leur asso.
o Mise au point sur le contrat actuel : Il ne demande pas de fournir des joueurs d’une asso vers l’autre pour leurs évènements.
o Thibaut (président d’YS) veux essayer de faire financer par son assoc ou de financer un matos de stand pour venir en début de nos évènements pour promulguer l’association YS.
• Pour essayer de faire venir des gens d’YS :
o La mise en place des après midi campagnes a été un premier pas afin de permettre a des gens plus « casé dans la vie professionnelle » de venir.
• Il faudrait établir un planning annuel des évènements réguliers et campagne. YS le fait mi-Aout et pose toute les dates de l’année.
• Des réunions inter-CA pourraient être organisé afin de mettre à plat les attentes, etc.
• Propositions :
o Faire une murder ou initiation semi-GN avec des gens D’YS.
o Faire un stand 1h-2h avant un évènement
o Les soirées init pourraient accueillir une table de présentation de l’univers/GN. Ou simplement faire un speech en début de soirée init.

• Certains profils de membre devront être filtrés soit par nous soit par Ys au niveau de la maturité ou simplement au niveau de leur âge pour les envoyer chez YS (pas de mineur entre autre).

• A faire :
o Transmettre le planning actuel (Fait : on a partagé le Google Agenda).
o Tout les messages allant vers YS transiteront par : bureau.contedys@gmail.com
• Nous remercions YS du magnifique cadeau étant le jeu de société (un peu spécial tout de même

Trésorerie
Les t-shirts :
• Les t-shirts pour les membres ont un cout de 11€ et seront vendu 5€ aux membres.
• Les t-shirts pour les membres du CA ont un cout de 16€ et seront vendu 8€.
Remboursements :
- Les remboursements pour le WEI ont été effectués selon les montants donnés dans le compte rendu du 02/10/2013.
- Le mini-frigo a été remboursé à Logwin.

Logistique
On doit monter des projet afin de justifier nos demandes de budgets :
• Financer un projet de JdR KickStarter. Avoir le nom de notre association dans les remerciements d’un livre serait bénéfique et quel meilleur moyen de promulguer le JdR que de participer au financement de projets de Jeux de Rôle.
• Acheter une imprimante style semi-pro, laser, avec une grosse capacité d’impression par Toner.

Évènement
- Une soirée init sera organisé le 29/03/2013 pour les PSO.
• On va prévenir YS et les autres partenaires afin qu’ils puissent venir faire leur promo, voir proposer une table.
- Un membre voudrait organiser un semi-GN loup garou. Le projet est pour l’instant trop vague pour être réellement envisagé.

EPITANIME
• Notre intervention se passerait la nuit du 15 au 16 mai 2013.
• La proposition d’EPITANIME :
o On aurait la Batcave (une salle de 40 places) pour organiser notre évènement pendant la convention EPITANIME.
o Les parties seraient des sessions de 4 ou 5 h (donc 2 par nuit).
o On fera surement du jeu de role en début de soirée pour la premiere session puis soit JdR soit des petits jeux de sociétés.
o Il faudra bien sur faire un scénario le plus complet possible avec des perso complet afin d’éviter une créa.
o On doit faire une réponse a EPITANIME via Chris avant le 28/03.
• Nos propositions :
o Faire 1/2 tables (en fonctions des possibilités de cloisonnement) avec des sessions de 5h  de 2 à 4 parties de 5h.
o On pourrait demander aux membres de la voix de Rokugan de venir pour faire une partie.
o On appuie fortement le coté univers japonisant et anime afin de trouver un plus grand public.

Général
- Les dégradations pour le local ont été déclarées et Dataz est passé pour dire qu’ils allaient changer la vitre. Concernant les squats, nous sommes sensé l’appeler s’il y a des gens devant.
- Concernant le réseau dans le local, nous devons passer au bocal afin de récupérer les identifiants.
Artisanat/Création
- L’activité dés est reportée car le cuivre est trop galère a manipuler.
- Les bourses vont surement bientôt être lancées.

Compte Rendu CA 16-04-2013

Présents : Lasanis, Naglareph, Backslash, Zesso, Jin, Wellan, Nounours, Martinovski, Lama.
Absent: Bazulh, Logwin,
Début : 20h10
Fin : 22h10.

Ordre du jour
1. Aventure galactique
2. Prologin
3. Date AG
4. Soirée régulière du 19 Avril
5. Réunion Mardi 23 avec DG Epitech Table ronde asso.
6. JPO Samedi 20
7. EPITANIME
8. Forum
9. Jeux de société
10. Epices
11. Comics com.
12. Résa partenaires


1 – Aventure Galactique
Nous sommes en attente des réponses des différent corps de IONIS.


2 – Prologin
• Ils veulent qu’on fasse des petites sessions de jeux de rôle (jeux de société) de environ 40min/1h.
• Ca serait le 9,10, 11 Mai 2013.


3 – AG
• Nous avons fixé la date de l’assemblée générale au 22 Juin.
• On doit envoyer la convocation au moins 1 mois avant l’AG et demander si quelqu’un veut des changements de statut.


4 – Soirée régulière
• La plupart des salles sont prises pour les JPOs.
• Nous faisons donc cette régu le dimanche 21 après-midi.


5 - Table ronde Asso Mardi 23 Avril.
• Qui : Bazulh y va, Nounours y va en spectateur.
• Projets : Notre but est de promouvoir et fédérer le JdR en Ile de France.
• Event : Participer au WEI, Soirée régu/event/société/aprèm campagne. En gros au moins 1 par semaine. Avec une participation moyenne entre 50-90 membres. Participation volatile.
• Moyens : ~1.5k€ / ans avec éventuellement le budget pour une convention.
• Problèmes :
o Toujours pas internet au local.
o Local trop petit pour une asso qui a du matos et 130 membres en expansion. Le but serait d’avoir une vie dans le local. (On n’a même pas la place pour faire les réunions).
o Immondices, sécrétion humaines, sang, mégots, restes de bouffe et dégradation (tags et vitres brisé) plutôt régulièrement.
o Rétentions de réservation (lorsqu’on réserve 1 mois a l’avance, on a les réponses que quelque jour avant). Problème de refus a la dernière minute qui casse notre crédibilité envers nos membres et nos partenaires.
• Souhaits :
o Un local plus grand résoudrait pas mal de problème.
o Agrandissement du local.
o Soutient de l’école pour l’organisation des évènements avec des partenaires et extérieurs à l’école.
o Pas de rétention de réservation et éviter les surréservations.


6 – JPO
• Nounours, Zesso et lama se proposent pour assurer la permanence pour la JPO


7 – EPITANIME
• 17, 18, 19 Mai. Notre présence serait sur les 2 Nuits.
• Qui y participe ?
o Shio (Thibault Allard): Anima.
o Lama : Mekton Z.
o Martinovski : cthulhu Tech.
o Lasanis : Humanidyne version japonisé.
• Matos :
o On a besoin de 250gr de bonbon + 2L Coca-cola + gobelet + chips par séances.
o Thé et café pour les joueurs.


8 – Forum
• Des personnes ayants mal remplis leur fiche d’inscription ou mal écrit dessus n’arrivent pas à s’inscrire sur le forum.
• La fiche doit être écrite en majuscule ou on pense sérieusement à la création de fiche informatique.
• On va envoyer un mail à chaque personne se plaignant pour gérer au cas par cas.


9 – Jeux de Société
• Pratiquement aucune réponses n’a été reçu (7 réponses)
• L’activité n’a pas l’air d’intéresser, soit on fait un max de pub pour faire ca bien.
• On pourrait mettre les wargames ou société pendant les après-midi campagne ca permettrait d’optimiser les personnes pouvant venir.


10 – EPICE
• Nous avons défini les épices à attribuer aux membres de l’asso.


11 – Comics Com
• Du 4 au 7 Juillet.
• Ys propose de nous céder un morceau de leur stand pour promouvoir le Jeux de rôle.
• On ira mais le mieux est d’envoyer des gens connaissant YS.


12- Résa partenaire
• On n’a toujours pas réponse pour les résa pour la prochaine soirée partenaire.
• Assurance : on n’a toujours pas eu de devis pour l’agrandissement de l’assurance.
• On a un problème de proportion au niveau du nombre d’extérieur venant d’YS. On est sensé avoir seulement 1/3d’externe.

Compte Rendu CA 28-05-2013

Présents : Backslash, nemesis, Zesso, Jin, Nounours, Lama, Bazulh, Wellan.
Absents : Logwin, Naglareph, Martinovski, Lasanis
Début : 20h16
Fin : 21h43.


EPITANIME
- Comme prévu, lasa était absent un jour mais l'information n'est pas passé chez les responsable EPITANIME.
- Nous n'avions pas été prévenu que nous devions faire notre pub sur le site d'epitanime donc le lancement a été compliqué.
- Il n'y avait plus de joueur après 3h du matin samedi.
- le Samedi : martin, fatigué et énervé n'est pas venu. Heuresement, deux membre ont pu MJ des parties.
- Au niveaux des salles, ont a eu la batcave comme prévu mais nous avions pas les séparation que nous avions demandés.
- Une erreur de compréhension à amené shio a présenté la situation comme si lama avait voulu se barrer au dernier moment.
- Lasanis, Martin et lama ont du mettre chacun 5€ de leur poche pour faire les course pour les tables.

CANTINA
- On doit définir le volume de ce qu'on achète.
- Qui s'en charge.
- On a 16 codes donc environ 5 déjà utilisé. On avait décidé de réserver les codes aux membres.

Kit de transfers de connaissance.
- En plus des descriptifs des postes, une liste des problemes rencontré dans l'organisation de l'asso.
- Zesso l'a fait.
- Des infos sont a récolter quant aux chose a effectuer en entré de poste de secrétaire.
- On va surement réunir un nouveau poste après midi campagne et wargame. ca permettrait d'avoir un poste a par entiere.

Logistique
- Samsung ML 2955ND. Laser monochrome, wifi, économique, 28ppm, cartouche tout en un à 81€ pour 5000 impression et recto-verso automatique pour un prix de 110€.
--> La dépense a été accepté l'achat est a effectuer.

Compte rendu de l'année du président
- Une grosse montée démographique par rapport à l'année dernière et des membres plutôt contents.
les - :
- On a manqué de vrai gros évènements.
- On a eu quelques couac de communication. tant aux niveaux des partenaires qu'au niveau de IONIS.
Il faudra dire au CA prochain que le but est de maintenir le nombre de membre. Assumer la visibilité que l'on a. Assurer la communication. Le gros point d'amélioration est de créer des projets plus concéquents (soirée event en grande partie mais aussi autre chose éventuellement).

Compte rendu CA du 25-06-13

Présents : Wellan, Aldaric, Syccor, Forgosth, Thuls, Kta-Strof, Nounours, Toxicat, Jing
Absents : /
Début : 22h00
Fin : 23h50

Ordre du jour :
- Délimitation du périmètre des activités
- Objectifs de l'association
- WEI
- Budget de l'association
- Partenaires
- Cartes de membre
- Régulière de vendredi
- Autres sujets

• Délimitation du périmètre des activités
  Soirées Event : Réservations & organisation des soirées events.
  Soirées Régulières : Réservations & organisation des soirées régulières.
  Gestion : Gestion & maintenance du site. Achat et devis du matériel nécessaire à l'association.
  Trésorier : Gestion de la caisse et du compte.
  Communication : Photos, communication avec les membres de l'association et propagande au sein du groupe Ionis.
  Autres Activités : Réservation & organisation des soirées autres (AMC, Après-midi jeux de société, Wargame, Atelier).
  Secrétaire : Compte rendu des réunions et gestion des documents administratifs de l’association.
  Président : Réservation & organisation des soirées partenaires. Gérer les membres du CA.
  Obi-Wan Kenobi : Conseiller et remplacer le président en cas d'absence de ce dernier.
• Objectifs de l'association pour l'année
  Augmentation du nombre de membres.
  Meilleures proportions de membres actifs par rapport au total.
  Plus de places pour les soirées (Potentiellement voir avec E-Art Sup)
  Promouvoir le JdR en Ile-De-France
  Promouvoir le JdR sur Paris
  Obtenir des réservations à l'année.
  Présence aux JPOs
  Autres Activités : Etablissement d'un dossier 'convention' à présenter au CA.
  Communication : Meilleurs visibilités des soirées de l'association notamment au travers de flyers et affiches.
  Gestion : Amener l'intégralité des membres actifs sur le forum. Épurer le site web et le forum pour une meilleure lisibilité.
  Events : Un event tous les deux mois. Deux soirées 'Initiation', une en début d'année scolaire de tech 1 (pendant la semaine de repos de piscine) et une deuxième en début d'année scolaire de tech 2 (fin janvier-début février). Pour éviter un surplus de soirées évents, faire suivre une soirée init d'une soirée à thème.
• WEI
  Reporté à une autre réunion.
• Budget de l'association
  Accéder au compte pour vérifier l'état des finances.
  Déposer les chèques encore non encaissés.
  Vider la caisse de son surplus d'argent.
  Participer à des kick starters afin d'encourager l'édition de livres de JdR, donner une visibilité supplémentaire à l'association et promulguer le JdR.
  Achat de livres de JdR. Potentiellement permettre aux membres de faire leurs propositions.
  Meubler le local.
  Plastifier les livres.
  Achat de nappes supplémentaires.
  Imprimante & matériel pour imprimante.
  2,50€/table + gobelets + café et thé disponible par soirée sur une salle.
• Partenaires
  Organiser une rencontre entre CA avec Ys.
  Tenebrae était censé être présent à l'AG mais ça n'a pas été le cas. En attente de nouvelle.
  Organiser une rencontre avec Shadowforum pour discuter de leur projet de soirée.
  Re-contacter Opale
• Carte de membre
  Établir un devis et en discuter lors de la prochaine réunion.
• Régulière du Vendredi 28 Juin
  Les réservations ont été faites. La soirée est donc maintenue.
  Placer les fiches d'inscription sur une clé USB présente au local à tout moment.
  Imprimer des fiches d'inscription pour la soirée.
• Autres points
  • Envoyer les comptes rendus de réunion du CA par mail aux membres.
    Arguments en faveur : Une meilleure accessibilité pour les membres.
    Arguments contre : Évite de spammer les membres. Ceux intéressé iront lire.
    Conclusion : Les comptes rendus ne seront pas envoyés par mail mais le dernier compte rendu de réunion sera mise en avant par le biais d'un sujet en post-it sur le forum avant de rejoindre le sujet déjà en place qui fera donc office d'archive dorénavant.
  • Livres de JdR stocké au local de l'association
    Envoyer un mail aux membres pour récupérer signaler les livres qui leur appartient. Tous livres non réclamé ou signalé dépassé le délai (à définir) sera considéré comme appartenant à l'association.
  • Metro
    Faire une carte pour la boutique Metro au nom d'ANTRE.
  • Préparation d'une convention ANTRE.
    Argument en faveur : Fait connaître l'association. Un événement ponctuel et visible. Faire plaisir à l'ADM de par la pub qui en découle pour l'école. Un événement cool pour les membres. Une possible implication des partenaires. De possible nouveaux partenariats. Peu coûteux à organiser (point sujet à discussion)
    Argument contre : Temps d'organisation. Le dernier projet de convention de l'ANTRE s'est crashé. Une mobilisation des membres non suffisante pour maintenir un tel événement (Exemple des GNiales qui n'a pas réussit à susciter l'intérêt des membres de l'association). Les délais d'organisation font qu'un tel événement se passerait hors du mandat de l'actuel CA et que le projet risque de partir d'un changement de direction.
    Conclusion : Ecriture, par Nounours, d'un dossier pour soutenir le projet qui sera présenté lors de la prochaine réunion.
  • • Projets divers
    • Mettre à disposition des accessoires pour les tables durant les soirées organisées par l'association.
      Types d'accessoires qui pourraient être proposés : Lampes d'ambiance, Mini enceintes
    • Mise à disposition de critériums pour les soirées
      Arguments en faveur : Pratique.
      Arguments contre : Bordel. Perte. Vol. Soûlant.
      Conclusion : Tester le système pendant la prochaine init.
    • Faire fabriquer un tampon pour l'association.
    • Changer les codes d'accès du PC du local & du compte ANTRE au bocal.
    • Trier les papiers au local et les ranger là où il faut.

Compte rendu CA du 30-07-13

Présents : Aldaric, Syccor, Forgosth, Thuls (cible d'un attentat), Kta-Strof, Nounours, Jing, Ali (représentant Strategyc)
Absents : Wellan, Toxicat
Début : 20h30
Fin : 22h30

Ordre du jour

• De la responsabilité d'être au CA
• Bilan sur l'avancement de la passation
• Retour sur la dernière régulières
• Point sur les achats de l'association
• Partenaires
• Activité Wargame
• Fournitures à acheter pour le local
• Finalisation des activités prévues avec le CA
• Autres points

De la responsabilité d'être au CA

• Tout les membres du CA doivent être plus responsables envers les activités de l'intégralité de l'association et pas seulement ceux concernant leur poste respectifs.

Bilan sur l'avancement de la passation

• Le processus de passation est en cours ce complétion. Un passage en personne à la préfecture est nécessaire.

Retour sur les précédentes régulières

• Aucune vente de Tee-Shirt n'a été faite.
• Il y a globalement aucun problème.
• Eviter de traiter les membres de "connards" en commençant la soirée.

Point sur les achats de l'association

• Imprimante : Devis en cours.
• Tampon : Devis établit, achat approuvé par le CA.
• Assurance : En cours.
• Kickstarter : Une discussion avec les gens d'Ombre d'Esteren est nécessaire pour savoir si le logo d'ANTRE pourrait apparaître sur les livres.
• Nappes : En cours.

Partenaires

• Ys : Le contrat a été reçu, il ne reste plus qu'à le signer.
• Shadowforum : Etablissement d'un contrat en cours de notre côté. Il faut envoyer un mail à nos membres concernant la RH.
• Vampire Paris : Nous n'avons pas de raison d'établir un partenariat avec eux étant donné que l'association offre déjà un accès à du semi-GN au travers d'YS. Mais au moins écouter leurs propositions ne nous coûte rien. Dans tout les cas, nous n'avons pas été contacté par eux et aucune démarche ne sera entamé de notre part pour l'instant.
• Opale : Nous essayons encore et toujours de les contacter.
• Strategyc : Une réservation, commune avec Strategyc, et sur la durée, des salles du K-B pour les Dimanche après-midi a été convenu.
• Boîte de Pan : Contact l'auteur du jolie article, concernant l'association et la Boîte de Pan, auquel nous avons eu droit sur le blog de Ionis afin de le remercier.

Activité Wargame

• Un manque claire de communication de la part des deux côtés, CA et membre de la campagne de Wargame en cours, a mener à des malentendus et certaines tensions.
• Il faut clarifier les choses avec tout le monde.

Point sur les fournitures à acheter pour le local

• Avant d'acheter quoi que ce soit, un inventaire du local doit être établit.

Autres Points

• Photos
  • Avant de pouvoir rendre les photos disponibles aux membres il faut leur demander de signifier leur avis concernant leur Droit à l'Image.
• Recrutement de responsable d'activités
  • En cours.
• WEI
  • Les bungalow à disposition sont sympa.
  • Il y aura 6 bus à animer, il va donc falloir un minimum de 12 membres d'ANTRE présent durant l'événement.
  • Un budget détaillé reste à faire.

Compte rendu CA du 20-08-13

Présents : Aldaric, Syccor, Forgosth, Thuls, Kta-Strof, Nounours, Jing, Glarf
Absents : Jing, Toxicat
Début : 21h15
Fin : 23h00

Ordre du jour

• Point sur la passation
• Prochaines régulières
• Kickstarter
• Livres
• Achat divers
• Partenariats
• Affiches
• WEI
• Forgosth
• Autres points

Point sur la passation

• Il est nécessaire de passer à la préfecture pour finaliser le passation de l'année dernière.

Prochaines régulières

• Prochaine régulière prévue pour le 30 Août. Elle sera décalé au 6 Septembre si nous n'avons pas les réservations ou si il n'y a pas assez de joueurs.

Kickstarter

• Il est nécessaire de parler avec les auteurs du kickstarter pour définir si ce que nous voulons est possible ou pas.

Livres

• Deadline fixé au 30 Août.

Achat divers

• Une nouvelle imprimante sera disponible à partir du (21-08-13).
• Critèrium à fournir pendant les soirées.
• Tampon de l'association.

Partenaires

• Ys : Le contrat a été signé. Une intéressante proposition de leur part a été formulé, en relation avec le Dernier Bar Avant la Fin du Monde mais nous sommes en attentes de plus d'informations.
• Lateb : Idée d'une soirée régulière alcoolisée.
• Vampire Paris : Une rencontre a été planifiée.
• Nuit Impie : Une rencontre a été planifiée.

Affiches

• Il n'y aura des affiches que pour les gros events.
• L'idée d'un Homme-Sandwich distribuant des flyers sera à discuté lors d'une prochaine réunion.

Wei

• Budget à faire.

Forgosth

• Prochaine soirée initiation prévue pour le 20 Octobre.

Autres Points

• Nounours sera temporairement remplacé par Ali au sein du CA à partir de Septembre pour des raisons de santé.

Compte rendu CA du 10-09-13

Présents : Syccor, Forgosth, Thuls, Kta-Strof, Nounours, Jing, Jing (départ à 23h07), Toxicat (retard et départ à 22h00)
Absents : Aldaric
Début : 22h00
Fin : ???

Ordre du jour

• Partenariats
• WEI
• Fournitures
• Soirée Initiation
• Passation
• Points Divers

Partenaires

• Vampire Paris : Bien que leur activité soient la même que celle d'Ys, c'est à dire du semi-GN Vampire, ils seraient apparemment plus accessibles aux nouveaux joueurs voulant découvrir le semi-GN (à confirmer).
• Nuit Impie : Soirées très spécifiques qui mêlent fête, et JDR. Le problème : c’est très spécifique, risque d’être très fermé aux membres et c’est une association privée qui organise, donc la réservation ne pourra pas se faire.
• Grande Aventure Galactique : Ils proposent de mettre au point des événements ponctuels, qui initierais les joueurs aux JDR spéciaux. Proposition de faire ça pendant la semaine de neuroplastie. Les discussions se poursuivent.

WEI

• Complication avec le budget du BDE. Certaines fournitures n’ont pas pu être achetées car le budget n’a pas été accepté. Il reste donc des achats à faire.
• On va avoir besoin de monde pour les bus, il faut continuer à recruter des membres.
• Rush WEI ce week end pour finir l’organisation.

Soirée Initiation

• Affiche à faire
• Réservations à envoyer à Syccor avec ce qu’il a à faire avec. Prévoir tout plein de salles, il risque d’y avoir du monde.
• Faire de la pub chez les partenaires.

Passation

• La préfecture a mis deux semaines, mais elle a enfin reçu les papiers de passation de l’année dernière.

Autres Points

• Salon du fantastique, du 1e au 3 novembre, à proposer aux membres.

Compte rendu CA du 22-10-13

Présents : Aldaric, Syccor, Thuls, Kta-Strof, Nounours, Jing (départ 20h30), Wellan, CA d’Ys (4 personnes)
Absents : Toxicat, Forgosth
Début : 20h30
Fin : 23h08

Ordre du jour

• Ys
• Debriefing de l’initiation
• Passation
• Aventure Galactique
• Livres
• Réservations
• Trésorier
• WEI
• Nappes
• JDMI

Ys

• Soirée en partenariats avec Ys :
  • Prévu pour les environs de mars.
  • L'inscription se ferra via billetterie en ligne.
  • Nous (ANTRE) devons essayer d’avoir, au plus tôt, un nombre de participant à transmettre à Ys.
  • Teasings réguliers des membres afin de les tenir en haleine.
  • La difficulté de la soirée s'adaptera en fonction du niveau des participants.
  • La soirée se déroulera sur un Vendredi ou un Samedi soir.
  • Ys s'occupera de la pub lié à la soirée (facebook & billetterie)

Initiation

• Un débriefing complet aura lieu lors de la prochaine réunion, en présence du responsable événement.

Passation

• Il reste encore quelques papiers à signer avant de pouvoir déposer le tout à la préfecture. Obi-Wan Kenobi s'en occupe.

Aventure Galactique

• Nous commencerons avec le projet de Laser Tag et poursuivrons sur un James Bond ensuite si la première rencontre du succès.
• La soirée se déroulerais un Samedi d'avant AMC.

Livres

• Voici la liste des livres qui ont été choisit pour l'achat par le CA :
  • Grimmtooth
  • Savage World
  • Nemezis
  • Interface 0
  • Bloodlust
  • Sundered Skies
  • SR4
  • Deadlands Reloaded

Réservations

• Les réservations sont refusées par l’adm pour les événements comprenant des externes ou plus de 200 membres.
• Nous allons discuter avec l'adm pour essayer de régler le problème.

Trésorier

• Le Trésorier de l'ANTRE, Jing, a démissionné de ses fonctions.
• Aldaric, Secrétaire de l'ANTRE, a été élu par le CA pour faire l’intérim du post de trésorier en attendant l'AGE qui aura lieu dans les alentours de Décembre, lorsque la passation sera terminée

WEI

• Des factures ont disparus/pas été retrouvés au local. Nous avons donc reçu qu'un remboursement partiel de la part du BDE.
• Le reste du remboursement aura lieu lorsque nous aurons retrouvés les factures ET que le BDE sera capable de nous rembourser.

Nappes

• Un budget est nécessaire afin d'acheter de nouvelles nappes.

JDMI

• Personne du CA n’est disponible pour représenter l'ANTRE lors des JDMI (Journées Découvertes des Métiers de l’ingénieur) du mercredi 23 et du mercredi 30 Octobre.

Compte rendu CA du 05-11-13
05/11/2013

Présents : Wellan, Syccor, Forgosth, Kta-stroF, Aldaric (arrivée a 21h35)
Absent : Nounours, Toxicat, Thuls
Début : 20h
Fin : 23h30

Ordre du jour :

• AGE
• Avenir de l'association
• Débrief de la soirée initiation
• Autres points

1. AGE

L'AG sera organisé le 07 décembre, nous enverrons au plus tard les convocations, le 16 novembre.
L'ordre du jour sera définie par le CA ainsi que le Président, cependant nous auront nécessairement les points suivants :
Réélection des postes vacants du CA
Réélection d'un trésorier

Avant d'aller plus loin dans les débats et préparation de l'AG, le Président souhaite effectué un bilan pour chaque poste au sein de l'association.

- Activité Soirée régulière :
Thuls manque d'investissement depuis le WEI, 5 régulières ont été effectuées sur les 9 qui aurait dû être faites depuis la dernière AG.
Une baisse de motivation est constatée et le CA se demande si le responsable est toujours intéressé par son poste.
Suite à un vote du CA a l'unanimité, Thuls sera confronté avec le constat du CA et pourra continuer d'assumer son rôle au CA s'il souhaite toujours s'investir dans l'association.

- Activité Soirée Event :
Deux évents ont été organisés dont une soirée Init.
La soirée Init a été mené a bien et est considéré comme une réussite. Le responsable assume son poste et s'est investi de manière exemplaire dans l'organisation et la mise en place de la soirée Init.

- Pôle Gestion :
Pour le côté Internet: Il est rappelé que le poste a pour but de gérer l'ensemble des outils de communication (site, mailing-list & forum).
Le site n'est pas à jour depuis 2 ans, les mailing-lists non plus ne sont pas à jour non plus.
Le forum a bénéficié d'amélioration mineure, cependant la gestion des membres n'est pas effectué.

Pour le côté logistique: Le responsable doit s'occuper des devis et achat de l'association. Un certain nombre de devis sont toujours attendus par le CA et une liste de fourniture est toujours attendu au local.

Le poste n'est plus assumé par le responsable depuis plusieurs semaines et l'absence récurrente de Toxicat aux réunions du CA n'aide pas. Suite à un vote CA à l'unanimité, Toxicat est démis de ces fonctions. Syccor assumera les responsabilités du poste jusqu'à l'AGE.

- Pôle Communication :
Il y a du bon comme du moins bon, nous avons eu des affiches et des mails aux membres pour les événements organisés par l'association. Plus de réactivité est attendue pour les messages sur le forum ainsi que plus de contact avec les membres.

- Activités autres activités :
Nous devions avoir diverses activités autour du JdR organisé par le responsable hormis l'AMC, à savoir des activités Artisanat, du Wargame, des après midi Jeu de société.

Nous n'avons pas eu d'activité Artisanat, l'activité Wargame a été abandonné par le responsable et nous n'avons pas eu non plus d'après midi jeu de société.
Les AMC ont réellement étaient organisés 2 fois seulement.

L'organisation du WEI a été un succès au niveau de la visibilité, mais nous avons eu de graves problèmes d'organisation interne et financier.

Nous constatons cependant que le but premier des AMC était de proposer au membre du jeux de rôle le dimanche et nous apprécions de voir que malgré l'arrêt des AMC officiels, les membres continuent à s'organiser entre eux.

Une proposition de convention avait proposé par le responsable en début d'année et un dossier avait été demandé et non l'attendons toujours.

A la suite d'un vote du CA a l'unanimité, Nounours est démis de ces fonctions. Forgosth s'occupera de l'organisation des ACM jusqu'à l'AGE.

- Poste du Bureau :

+ Secrétaire :
Un long moment d'absence a été observé par le secrétaire, mais il a reprit entièrement à son retour et reste entièrement assumé.
Le Secretaire ce propose de s'occuper des relances des membres du CA pour leur tâche à effectuer.

+ Trésorie :
Le responsable a démissionné lors de la dernière réunion, en ayant assumé jusqu'à là le minimum vital des responsabilités liées à son poste.
Aldaric assumera les fonctions de Trésorier jusqu'à l'AGE.

+ Obi-Wan Kenobi :
Obi-Wan Kenobi (aka Syccor) a assuré qu'il s'occuperait de la passation des années passées et année en cours. Les passations sont effectuées pour l'année en passé, elles sont toujours en cours pour l'année actuelle. Il est demandé à Obi-Wan de finaliser les passations rapidement afin d'être en règle avec la préfecture.

+ Président :
Constat est fait que Wellan doit faire preuve de plus de communication avec les responsables de soirée.
Le CA pense que le président manque de fermeté vis-à-vis de l'ensemble des interactions qu'il a avec l'association.
Une mail sera envoyé au membre du CA qui ont été démis de leur fonction.
---
Ceci concluant le bilan actuel sur les postes au sein de l'association, l'AGE sera également l'occasion d'effectuer des modifications dans les statuts de l'association. Nous aimerions comble les zones d'ombre de ceux-ci et indiquer précisément le comportement a adoptés dans certaines situations.
Pour le moment seront modifié dans les statuts.
Article 12 : Spécifié les modalités de rédaction d'ordre du jour.
Article 9 : Spécifié les modalités d'exclusion du CA en cas de non responsabilité non assumé.

De plus ample modification seront proposés a la suite de la relecture et débat par mail des Statuts.

2. Avenir de l'association

L'AGE doit être perçu comme une occasion de redémarrer l'année sur de nouvelle base.
Nous avons beaucoup de contact cette année avec de potentiel partenaire d'ampleur, l'association attire et intéresse, nous avons les moyens cette année des prendre devenir une association d'ampleur et d'importance en ile de France, cependant les problèmes interne nous bloque actuellement quelques peu pour ce genre de démarche. Nous espérons pouvoir relancer Opale entre autre. Nous allons à la suite de l'AGE remettre en place une organisation qui marche (il est proposé d'établir un règlement de déroulement des réunions du CA) et espérons pouvoir lancer l'association sur la bonne voie pour la suite.

3. Bilan de la soirée Initiation

Le responsable remercie l'ensemble du CA pour l'aide à l'organisation. Nous avons obtenu l'aide de beaucoup de membres que nous remercions également à cette occasion.
Quelques couacs au niveau de l'organisation, mais même les membres de l'administration d'EPITA comme EPITECH ont fournit une aide inespérée pour le bon déroulement de l'événement

Un manuel a été rédigé par le responsable actuel ayant pour but d'aider les futurs responsables à la gestion et l'organisation des futurs soirées Initiation.

4. Autres points

- Photo :
Le responsable communication aimerait un espace de stockage
et d'affichage pour les photos effectuées.
- Suite au divers entretient avec l'adm, il serait bien de mettre au courant l'Adm Epita pour nos gros événements.

5. To-do list :

Syccor : S'occuper de la mise à jour du site et de la mailing-list et envoyer les papier de passation à la préfecture
Forgosth : - Organiser une AMC avant l'AGE
- Mettre en place le sondage pour l'activité Ys
Aldaric : Relancer les responsables pour leur tâches à effectuer.
Thuls : Organisation d'une soirée régulière le 15 novembre qui aura lieu au Kremlin-Bicêtre.

Compte rendu CA du 14-01-14

Présents : Wellan, Aldaric, Syccor, Thuls, Kta-Strof, Forgosth, Nemesis, Morphaie, Skanax
Absents : /
Début : 21h00
Fin : 23h13

Ordre du jour

• Discussion avec Starck à propos d'un projet de murder
• Discussion à propos d'un potentiel partenariat (GN Nightprowler)
• Point sur la précédente AGE et démarches à effectuer
• Points Morphaie
• Points sur les achats à effectuer
• Problématiques diverses
• Intégration des membres au CA

Discussion avec Starck à propos d’un projet de murder

• Starck nous solicite afin d'héberger son projet de murder du 02-02-14.
• Les membres d'ANTRE seraient acceptés.
• Une dizaine de joueurs seraient présents pendant la murder.
• PaF (Participation aux Frais) de moins de 5 euros.
• Une durée de 4 à 5 heures. Début des préparatif dans les environs de 10h, début de la partie dans les environs de 13h.
• Le CA est favorable à cette demande.

Discussion à propos d'un potentiel partenariat (GN Nightprowler)

• Se renseigner sur la réservation des préfabriqués de Villejuif.
• GN basé sur l'univers de Nightprowler

Point sur la précédente AGE et démarches à effectuer

• PV à rédiger et envoyer à la préfecture.

Points Morphaie et Trésorerie

• Certaines fiches d'inscriptions fiche ne sont pas bien renseignées ou incertaines quand au fait d'avoir eu la cotisation payée ou non.
• L'assurance doit toujours être modifiée mais il est déjà trop tard pour qu'elle soit pris en compte pour cette année.
• Un chèque est à récupérer chez Ben.
• Un cheque "orphelin" a été émis par l'asso mais sa nature reste inconnue.
• Des factures sont manquantes.
• Un nettoyage du matériel du local est nécessaire.
• Il est nécessaire de fixer le tableau blanc afin d'éviter de nouveau accidents.

Points sur les achats à effectuer

• Nappes.
• Cartes en suspens jusqu’à réunion des associations.
• Achat de livres en suspens en attendant d'avoir accès aux comptes.
• Acheter un pack de gobelets PAR soirées.
• Produits d’entretien.
• Bureautique diverse.

Intégration des membres au CA

• Un système d'initiation des membres désirants intégrer le CA l'année prochaine sera mise en place en plus d'une proposition de "mentor" pour le prochain CA

Compte rendu CA du 26-11-13

Présents : Aldaric, Syccor, Thuls, Kta-Strof, Wellan
Absents : Forgosth
Début : 20h30
Fin : 21h30

Ordre du jour

• Partenariats à entreprendre
• Achats
• Questions administratives
• Points divers

Partenariats

• Contacter la FFJDR
• Mettre à jour la description d'ANTRE sur le site d'Opale
• Recontacter Repaire du Dragon
• Relancer Ys sur la proposition de soirées au "Dernier Bar Avant la Fin du Monde"
• Proposer un partenariats avec l'EIP de Syccor, Maferyt, Vador, Shinden et Fiboot

Achats

• Le responsable gestion intérimaire (Syccor) à l'autorisation d'aller acheter des nappes pour l'association sans devis préalable.

Questions administratives

• Un devis pour les cartes de membres est à faire.
• Des Flyers pour les soirées serait la bienvenue.
• L'achats des livres choisis par l'association seront à effectuer par le prochain responsable gestion.
• Proposition de sortie ANTRE : Magasins de JdR
• L'assurance pour les soirées est a modifier le nombre de personnes supporté n'étant plus le même.

Points Divers

• Distribuer les procurations pour l'AGE.

Compte rendu CA du 04-02-14

Présents : Wellan, Syccor, Thuls, Forgosth, Nemesis, Morphaie, Skanax
Absents : Aldaric, Kta-Strof
Début : ?
Fin : ?

Ordre du jour

• Murder
• Events
• JPO
• Budget
• Point sur l’année
• Divers

Murder

• L’événement s’est bien passé dans son déroulement, mais l’organisation a été plutôt laborieuse (début 4h en retard à cause de la préparation).
• L’événement était assez fermé aux membres d’antre, mais nous a permis de découvrir « Role », une association de GN qui peut nous aider à organiser des murders régulièrement.

Events

• La prochaine initiation aura lieu le 21 mars, pour attendre la venue des PSO.
• Le prochain évent aura lieu le 28 février, il s’agit de la soirée évolution.
• Il faut reprendre la com pour la murder du 15 mars. Deadline de com : 16 février.
• Un événement en partenariat avec LATEB peut être prévu à partir d’avril.
• Soirée random avec des ing1 a organiser pour jeudi. Il faut trouver des MJ rapidement si nous recevons plus d’infos de Maingourd.
  • JPO
    • Un planning JPO/membre du CA responsable doit être mis en place, pour ne plus avoir de problème logistique à ce niveau là.
    Budget
    • • Etagère (Devis nécessaire)
      • Assurance (Environ 400 euros)
      • Bouquins (200 euros)
      • Canapé (Devis nécessaire, de 200 à 400 euros)
      • Fournitures administratives (devis nécessaire)
      • 10 Nappes (Devis nécessaire)
      • Matériel d’ambiance (Devis nécessaire)
      • Bannières pour les sites de communication d’EPITA/EPITECH
    • Le compte ANTRE à la société général n’est pas encore clos, il reste 0,18 euros dessus.
    • Le chèque de remboursement du WEI a bien été récupéré, mais le destinataire a mal été rempli et son bon encaissement n’est pas certain (A destination de « BDE epitech (antre) »). Il est de 400 euros.
    • L’association doit de l’argent à Nounours suite au WEI. Il ne nous l’a malheureusement pas encore réclamé.
    • Un cheque "orphelin" a été émis par l'asso mais sa nature reste inconnue.
    • Des factures sont manquantes.
    • Un nettoyage du matériel du local est nécessaire.
    • Il est nécessaire de fixer le tableau blanc afin d'éviter de nouveau accidents.
    Points sur l’année
    • Aucun dossier d’organisation de convention n’a encore été fait par le précédent responsable (Nounours)
    • Morphaie est dorénavant en charge de faire se dossier traitant de l’organisation d’une convention dédiée aux personnes encore non initiés ou nouveau au monde du JdR.
    • L’hébergement du site internet est toujours payée par Logwin et devrait être récupérée par le CA actuel.
    • Thuls a reçu un blame dû à ses absences injustifiées aux réunions du CA, ainsi que son comportement peu cordial envers Wellan et certains membres , pouvant donner une mauvaise image de l’association.
    Divers
    • Wargame
      • Il faut améliorer la pub faite sur cette activité, notamment auprès des associations partenaires.
    • Magic
      • Rappeler au Repaire du Dragon que leur demande été simplement transférée à une association plus compétente et impliquée dans le domaine (Strategyc) et non abandonnée par ANTRE
    • Atelier Padawan
      • Il faut renforcer la communication sur ce point là et créer un post sur le forum.