Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 13 Décembre 2011, de 20H05 à 20H30
Présents : Bazuhl, Jing, Maferyt, Beldom, Logwin, Syccor,
Absents : Nemesis, Glarf, Aldaric

Prochaines soirées :
-Vendredi 6 Janvier : régulière
-Samedi 14 Janvier : YS
-Vendredi 20 Janvier : régulière
-Vendredi 10 Février : soirée initiation
Prévoir de placer la soirée "Shuffle" fin Mars

Bilan financier :
L'association dispose d'environ 1300 euros.
Les achats des livres sont en cours.

Au niveau des soirées partenaires :
Le BDE a restreint les événements sur le weekend du 17 Décembre,
ce qui a contraint nos partenaires à ne pouvoir faire leurs parties.

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 17 Janvier 2012, de 20H07 à 20H59
Présents : Nemesis, Syccor, Aldaric, Maferyt, Jing, Glarf
Membres présents : Jin, Martinovsky
Absents : Bazuhl, Beldom, Logwin

ToDoList
-Achat des livres 5/10
-Budget
-Dés
-T-shirts
-Carte de membre et rajouter "EPITA/EPITECH" dessus
-Réservations et penser aux salles IPx sur KB
-Écouler la nourriture du local
-Soirée Initiation le 10 Février

Tenebrae
Il faut revoir le partenariat actuel, car en règle générale,
ils ne viennent pas chez nous et on ne va pas chez eux.
Il faut voir si on peut faire des parties en même temps à Villejuif.

Repaire du dragon
Le Repaire du Dragon nous a fait un don de jeu d'une valeur d'environ 900E.
Il faudra aller chercher tout ca en voiture.

Budget
Nous avons reçu un "mail" disant que nous disposons de 500E.
Nous attendons le détail du budget, pour savoir ce qui a été accepté/refusé,
s'ils ne répondent pas, l'affaire sera remonté à l'administration.

Soirées à venir
-Vendredi 20 Janvier, soirée Régulière
-Vendredi 10 Février, soirée Initiation
-Samedi 24 Mars, soirée Antre-Tenebrae
Soirée Shuffle en Avril
Soirée Grande Machine en Mai

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 28 Février 2012, de 20H30 à 21H33
Présents : Glarf, Jing, Maferyt, Bazuhl, Syccor
Membres présents : Jin
Absents : Nemesis, Beldom, Logwin, Aldaric

Tenebrae :
Il faudra faire une réunion avec leur CA un peu avant la soirée Antre-Tenebrae afin de discuter du partenariat
La soirée Antre-Tenebrae sera organisée de la même façon que les précédentes, à savoir :
3 choix de tables par personnes, dont 1 table de Antre et 1 table de Tenebrae.

Prochaines soirées :
-Vendredi 9 Mars : Régulière au KB
-Samedi 24 Mars : soirée Antre-Tenebrae
-Vendredi 6 Avril : Régulière KB
-Vendredi 20 Avril : Événement Shuffle
-Vendredi 4 Mai : Régulière KB

Bilan de l'association pour ce 1er semestre :
Nous sommes arrivés 4ème ex-æquo dans le classement des associations selon l'administration.
Nous avons atteins le cap des 80 membres, c'est un très bon score !
Il n'y a plus beaucoup de mails de communication interne, il faut corriger cela.

Photos :
Concernant les photos, il y avait un projet qui proposait un portfolio avec les photos des soirées,
nous n'avons pas de nouvelles de ce projet.

Affiches :
Nous auront bientôt les affiches des soirées en mode plastifié de la part de l'administration.
Pour le moment on se contentera d'affiche dites "jetables".

T-Shirts :
Des membres continuent de demander des t-shirts,
il faut relancer l'administration sur ce sujet.

Site :
Suite au partenariat avec le Repaire du Dragon, il faut afficher leur bannière sur le site.

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 20 Mars 2012, de 20H03 à 20H53
Présents : Syccor, Jing, Maferyt, Aldaric, Bazuhl, Glarf
Absents : Nemesis, Beldom, Logwin,

Soirées Event :
-Vendredi 20 Avril : Soirée Shuffle
=> 13 Avril, répartition des scénarios entre les MJ, pour qu'ils puissent les préparer
=> début de soirée, création des personnages de niveau 3 en P10, avec pc + projecteur
-Vendredi 18 Mai : Soirée Grande Machine

La communication :
Le responsable communication externe se doit de poster les soirées Antre sur les sites des partenaires.
Il faut plus de mails de la part du responsable communication interne.

Soirée Antre/Tenebrae :
Tenebrae s'occupera de faire les courses, et Antre partagera les dépenses et les bénéfices à 50/50.

Jeux apéro :
Il serait envisageable de faire une soirée Antre/Lateb, où on viendrai faire du jeu apéro, avec bières et saucisson.

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 10 Avril 2012, de 20H10 à 20H45
Présents : Syccor, Maferyt, Beldom, Logwin
Absents : Nemesis, Jing, Aldaric, Bazuhl, Glarf

Décoration devant le local :
Les murs ainsi que la porte du local sont couverts de tags.
Ceci a été fait durant la soirée LATEB.
Il faut en conséquence contacter l'administration et l'association LATEB.

Retour sur la soirée Antre/YS :
La soirée s'est bien passé dans sa globalité,
malgré le son en provenance de l'amphi P4 à une certaine heure de la soirée.
Il faudra contacter l'association YS pour les partages de frais dû à la soirée sur la nourriture.

Tenebrae :
Il faudra contacter l'association TENEBRAE pour les partages de frais dû à la soirée ANTRE/TENEBRAE.
Pas vraiment d'amélioration visible depuis la soirée commune.

L'Assemblée Générale :
Elle est prévue pour le weekend du 23-24 Juin.
Nous rappelons que même si vous ne venez pas, il serait bien de faire une procuration.
Ça vous prend 5 minutes.

[MaFeRyT]

Réunion CA du Mardi 1 Mai 2012
Présents : Logwin, Syccor, Bazuhl, Jing, Aldaric
Absents : Maferyt, Nemesis, Beldom, Glarf
Membres présents : Naglareph, Jin

Prochaines soirées :
La date de la soirée Grande Machine, prévue initialement le Vendredi 18 Mai
est reportée au Vendredi 1er Juin pour cause de lune de miel d'un dinosaure.
La Shuffle quand a elle est désormais fixée au Vendredi 29 Juin.
La prochaine soirée régulière est ce Vendredi 4 Mai, les réservations ne sont toujours pas faites, elle le seront dès demain.

Bilan financier :
Nous avons actuellement 121.63€ dans la caisse et environ 2100€ en banque.
Ys doit nous payer leur part suite à la soirée Antre/Ys qui est de 45.29€.
Dans les dépenses il faudra prévoir une étagère pour alléger l'actuelle qui est trop chargé et un petit meuble.

Tags :
Concernant les tags sur les murs et la porte du local, il faut voir cela avec Lateb puis avec l'administration.
Un agrandissement du local permettrait d'éviter que la zone devant le local soit exploitée à des fins malveillantes comme c'est le cas actuellement.

Association :
Un rangement du local est prévu le Jeudi 17 ou Vendredi 18 Mai.
Jing a répondu au mail de l'association Ys mais pas à ceux de Lutetia,
il y a un léger laissé aller.
Les épices sont à faire avant le 2 Mai.
Nous avons enfin les affiches, on va pouvoir les poser pour nos soirées.
Il faudrait faire une liste des boutiques partenaires. (OeufCube, Descartes, ...)
Toujours à prévoir, une soirée Antre/Lateb.
En vue de l'assemblée générale prochaine, il faut que chaque activité prépare un bilan.

[Jin47]

Compte Rendu Réunion C.A du 03/07/2012

Début de la réunion : 20h20
Fin de la réunion : 22h30

Présents : Bazuhl, Nounours, Backslash, Zesso, Logwin, Martinovsky, Jin, Wellan, Lama
Absents : Beldom, Naglareph
Membres présent : Syccor

Soirées régulières :
- Soirée du 29/06/12 : Bons résultats dans l’ensemble (4 tables / 17 joueurs) :

• 3 de 5 joueurs et 1 de 2 joueurs (peu mais de bon retour quand même).

- Au sujet des nouvelles règles d'inscription (voir ici), elles sont en bêta mais pour l’instant elle marchent plutôt bien (le but étant de faire venir les gens sur le forum et de favoriser les nouveaux).
- Prochaine soirée le 13/07/12.

Soirée Event :
- Grande Machine : MJ prêts ou en préparation. La soirée auras sûrement lieu en Août ou Septembre.
- Shuffle : L'idée d’un jeu masteurisé par tout le C.A est à réfléchir pour la Cohésion du groupe et faire une soirée sympa. Le jeu Paranoïa a été vivement mentionné car simple et fun.
- Initiation :

• - Chercher une date idéale (fin piscine tech1 et Ing1).

• - On pense à une soirée pendant le Battement inter-piscine tech1 (Initiation ou Régulière) -> Avec Barbecue peux-être.

• - Penser à Epita en faisant une après-midi JdR à Villejuif voire une soirée semi-init.

- Soirée avec LATEB : On attend leur A.G pour prendre une quelconque décision.
- Murder : Compte d’YS serait assez motivé pour la faire avec nous.
- Idées de soirée donnés :

• - Cycle Apocalyptique (Soirée Apocalypse puis Post-Apocalypse en continuité de l’univers).

• - Soirée “Like a sire”.

• - Soirée Cauchemardesque.

• - Soirée Powerfull.

• - Soirée Rebuts (On jouerait des choses ou personnes peu habituelles).

Creation/Artisanat :
- On envisage un atelier écran de MJ. On pense également à créer des écrans ANTRE pour avoir une sorte de “set ANTRE pour MJ”.
- Un atelier création de bourses en cuir est également proposé.

Jeux de société / WarGame:
Jeux de société :

• - Les parties se feraient le samedi Après-midi sur une fréquence d’une tout les 2 mois et ce a partir de septembre 2012.

• - Demande au responsable de faire une liste des jeux disponibles avec le temps moyen par partie et le nombre de joueur requis/max.

• - Si des jeux sont suffisamment rapides, ils pourraient servir à faire patienter les joueurs avant les régulières. (MJs en retard ou joueurs en avance).

Wargame :

• - L'activité part sur une orientation communautaire mettant en relations les gens intéressés plutôt qu’organiser des partie à l'échelle de l’association.

• - Nounours aurait des anciens Warhammer à donner gracieusement a l’association.

• - Des personnes d’YS proposeraient de venir avec des decks de Jyhad mais les cartes coûtent hyper-chères donc difficile d’organiser des parties à grosse échelle.

Logistique :
- Certaine personnes du C.A n’ont pas encore les clés (Lasanis, Backslash, Nounours et Naglareph).
- Création d’un tampon ANTRE de prévu.
- Interdiction d’utiliser l’imprimante pour les feuilles de personnage sauf grosses exception. (Il y a des imprimantes EPITECH que l’on peut utiliser).
- On envisage l’achat d’un mini-frigo mais son utilisation serait limitée. (par exemple : une partie asso et une partie membre).
- La nourriture au local doit être écoulée en soirée officielle (régulière ou event), l’utilisation de cette nourriture pour les parties privées sera à vos risques et périls (Martin se portant garant de la décapitation des fautifs).
Cette restriction s'appliquant également aux autre ressources de l’association (papier,....)
- La fabrication des cartes de membres est à organiser. Au responsable logistique de voir pour une date.
- Projet de mise en place d’un calendrier dans le local pour répertorier les activités.
- Une commande de tee-shirt antre serait à organiser (peut être avec un nouveau template), cette commande sera peut être groupée avec d’autres associations.
- Commande de dés à 6 faces avec le logo antre sur le 1.
- Au sujet des livres :

• - On projette d’acheter un Shadowrun V4 pour l’association.

- Les membres ayant prêtés des livres à l’association sont appelés à les reprendre temporairement ou a se signaler auprès du CA pour qu’un tri soit fait.
- Les livres de l’association seront tous tamponnés et munis de gommettes sur la tranche pour une meilleure visibilité.
- On projette peux être d’organiser une “soirée bouffe” pour augmenter le rayonnement de l'association.
- L’achat d’une crépières est proposé.

Communication interne :
- Affiche :

• - On changera l’affiche présente pour en avoir plusieurs templates (3 ou 4 visiblement différentes serait pas mal) afin qu’elle varient d’une soirée à l’autre.

• - Elle devront au moins contenir les informations suivantes :
  1. - type d’activité (jeu de rôle).
  • - Une zone pour la date.
  • - Ou chercher pour s’inscrire à la soirée.
  • - Prix de la soirée et prix de l’inscription.
  • - Logo Antre.

- Il est également nécessaire d’aller en coller à Villejuif.
- Mailing-list : Certains membre du C.A ne sont pas encore inscrit.

Communication externe :
- Tenebrae : Mise en place d’une période d’observation afin de renégocier les termes du contrat.
- Lutetia-Lacrymae : On voudrait qu’il fassent un peu plus de pub pour nous.
- Compte d’YS : Dans l’ensemble, ça se passe bien.

• - On voudrait qu’ils fassent un tout petit peu plus de pub pour nous et inversement.

• - Motiver les joueurs de Compte d’YS à venir à nos soirées.

- Mention du partenariat avec Le Repaire du Dragon.

[Jin47]

Compte rendu CA du 21/08/2012

Present : Nounours, Bazulh, Beldom, Lama, Jin, Zesso
Absent : Naglareph, Backslash, Lasanis, Logwin, Martinovski, Wellan
Debut : 20h20
Fin : 21h10

REGULIERE :
Prochaine soirée le 6 Septembre 2012
Mettre en CC pour les réservations de salles.
Penser a avoir une trace écrite de la demande de réservation pour avoir une preuve en cas de problème avec l'adm.

EVENT :
Bardaf aurait monté un projet pour le 21 septembre mais cela ne doit pas aller trop vite en besogne car :
- On n'a eu aucun retour ni aucune visibilité au niveau du CA.
- On voit ca avec Backslash et Bardaf pour mettre ca au point.
Initiation :
Toujours dans l'idée de la faire pour la faire pendant la semaine de “pause” de la piscine Tech1.(voir rapidement avec l'ADM pour savoir quand elle tombe).
Voir pour faire une apres-midi “jeux apero”, et presentation sur JdR en general avant la soirée.

Artisanat CREATION:
En cours de recherche de matière premieres.
“Crash test” avant fin Août pour la création des “écrans ANTRE”.
Apres-midi création de bourses à prévoir.

Internet :
Du menage à faire. (Thread et Post-it vieux comme le monde).

Jeux de société / figurines :
27 Octobre : Premiere soirée jeux de société.
Figurine : Potentiellement apres midi en Septembre.
Rythme : Pas plus d'une fois par mois et plutôt environ une fois tout les 2 mois.

Com Interne :
Des nouvelles à donner au niveaux des nouvelles affiches.

General :
Nombres d'inscription : 30 membres inscrits à ce jours.
Au secrétaire d'informatiser les fiches.

WEI :
Voir pour le forum tek0.
Contacter pour voir que faire.
Backslash ne recoit toujours pas les mails. (réglé depuis)
Il faut envoyer plus de mails entre les membres du CA.

[Jin47]

Compte Rendu CA 18-09-2012

Present : Nounours, Lama, Jin, Zesso, Wellan, Backslash, Martinovski, Bazulh, Naglareph, Lasanis, Logwin
Absent : Beldom
Debut : 20h17
Fin : 22h15


WEI EPITECH :

Resume de l'orga du WEI :
 Les infos étaient éparpillées et il y avait des problèmes de communication.
 Le bocal a voulu faire une mauvaise plaisanterie qui s’est éternisé et a retardé le départ. Laissant les tek0 dans le froid.
 Le chéquier a été oublié par le BDE, les parrains n'ont été prévenu que très en retard du fait que certains auraient des rôle a jouer. Des réunions de dernières minutes ont été organisé mais c’était plutôt bancale.
 Quelques heures avant le départ, les gens qui en avaient un peu marre de l’ambiance de la cours sont descendu avec nous pour faire un loup-garou.
 A partir de ce moment, nous avons pris les choses en main pour faire la montée dans les bus car le BDE avait d’autre chose a mettre en place avant le départ. Martin s'est occupé de la coordination.
 Le bus est parti à 5h30 (1h30 de retard). Le voyage en soi s'est plutôt bien passé.
 Les cartes ont du être faite à l'arrache dans le bus par Jin (Larguer des bizuts en pleine nature sans carte de pré-établie, c'est un peu la dech voire limite dangereux).

 Vendredi :
 On a quand même essaye de lancer le jeux, les retards d'organisation l'ont tout bonnement empeché.
 Jin s'est occupé de recenser les élèves pour faire la répartition des bungalows toujours pas faite.
 Samedi :
 On a voulu lancer le jeux de capture du drapeau. Qui a très bien occupé les bizuts pendant toute la journée. Jeux magnifiquement organisé par Wellan, Chris et Martin.

Retombées :
 7 inscriptions le soir du retour / prévoir des réservistes pour les soirées.
 On doit se montrer présent et visible au niveau de notre com. Pendant et après la piscine

EVENT :
 Initiation : La date est arrété pour le vendredi 19-10 après-midi ( de 14h au lendemain),
- Apres-midi : Jeux d'apéro, jeux de société en début de soirée.
- Barbecue.
- Soirée initiation au jeux de rôle.
 On devra voir avec le BDE et les astek pour le barbecue si c'est possible.
 Une deuxieme soirée init est a organiser après la piscine.

Internet :
 Rajouter les droit pour les mailing lists a Jin. Aussi les droit du google calendar.


Com Interne :
 Discussion de Naglareph : On pourrait voir pour avoir un stand sur les conventions epitanime.
 Il faudrait voir pour peut être organiser des tables sur le thème manga ->Voir pour une soirée évent.
 OneforOne proposerais une soirée en commun pour faire un paintball scénarisé.

Com externe :
 Ys : Partenariat signé.
 C’est la même que l’année dernière.
 Quelque discutions sur le fait qu'on aimerait bien rameuter des gens à nos soirée.
 Tenebrae est morte. Aucune activité sur le forum depuis un moment.
 Lutecia-Lacrymae : Nous n’avons aucun contact avec eux. Ils n'ont plus besoin de nous pour le moment.
 Partenariat avec les magasins : Nous pourions voir ce qu'on peux faire avec eux. Essayer de voir si on peux afficher dans les magasins pour étendre notre affluence externe.

Trésorerie / Logistique:
 On fixe un budget par table 2.5 euros par table.
 Toute consommation de produit non entames est proscrite, elle est réservée aux évènements officiels de l'association..
 Les livres de l'association ne sont pas en libre service !
 Les livres de l'association ne doivent sortir du local qu'avec l'autorisation d'un membre du CA et ne serviront qu'a aider les MJ lors de soirées officielle de l'association.
 Les livres des membres ne peuvent être emprunté qu'avec l'autorisation d'un membre du CA ET du propriétaire du livre.
 Dans tout les cas, les emprunts de livres doivent toute être consigne sur un registre.
 Nounours prend la clé de Jin pour faire les doubles.

Logistique :
 Des mesures ont été prises pour le petit frigo.

Général :
 Nombres d'inscription : 49 membres inscrits à ce jours (le 18-09-12).
 Le secrétaire a informatisé les fiches le 19 octobre.
 Backslash n'a plus les problèmes de mailing list.
 Les nappes ont été récupéré grâce à martin.

[Jin47]

Compte Rendu CA 2-10-2012

Présents : Nounours, Lama, Jin, Zesso, Wellan, Backslash, Martinovski, Naglareph, Logwin, Lasanis
Absent: Beldom, Bazulh
Début : 20h
Fin : 21h30

BUDGET CLES :
Un budget de 26.50 euro a été donne à Nounours pour faire 3 clés du local

Event hebdo piscine :
 Les pauses des 2017 est chronométré et ne leur permet pas de jouer. Pour l'instant pas d'event pour occuper les 2017 pendant la piscine.

INIT+BARBEUC :
Il y a un retard au niveau de la réponse de l'adm pour le barbecue.
 L'idee du barbecue est arrétée au vendredi de la sésure et sera poursuivie par une soiree init.
 Le BDE se montre enthousiaste pour faire le barbecue avec nous :
 Une reunion est a prevoir pour mettre au point le projet.

REMBOURSEMENT WEI :
 Budget des courses pour le matos du WEI : 139 euros.
 Le remboursement est accepte par le CA.
 Le remboursement des places du WEI (5x42 euros) est également accepté.

Cout total de l'opération WEI pour 2012 : 5x42euro + 139 euros de matos = 349 Euros.

LOGISTIQUE :
T-shirt : Une commande avec le BDE est envisageable pour grouper les dépenses. Ils peuvent avoir des tshirt a des prix plutôt intéressant.

AFFICHE :
 Il faut faire la liste des infos à afficher sur les affiches (ne pas oublier le logo).
 Affiche pour la soirée init :
 Une idée intéressante est lancée : Une affiche représentant une table de JdR avec des personnages de jeux divers venant de différents univers autour de la table. (Un mec en armure, un space-marine, un monstre, un super-hero, etc.).
 Exemple de slogan : « Venez comme vous-êtes » ou « Incarnez ce que vous avez toujours révé. »
 Il faut définir 4 ou 5 jeux d'affiches bien differentes au niveaux des thème et couleurs et éviter les tons trop sombre.
 Thème proposés : « medieval », « futuriste » , « mythologique », « moderne », « Post-apo », « pirate », « asiatique ».

EPITANIME :
 Epitanime nous propose d'être present en convention ou en nocturne.

Décision du CA :
 Convention : Faire une soirée pendant la convention après une présentation/inscription pour la soirée sur un stand.
 Les nocturne sont difficilement réalisable, l'ambiance ne s'y prête pas trop.

General :
 Jin doit établir un planning des responsables de permanence pendant la semaine de sésure.

[Jin47]

Compte Rendu CA 16-10-2012
Présent : Nounours, Lama, Jin, Zesso, Wellan, Backslash, Martinovski, Naglareph, Logwin, Lasanis, Bazulh
Absent : Beldom
Invite : Vincent (Prés BDE)
Début : 19h55
Fin : 21h10

FORUM DES ASSOS :

 Il y a eu une bonne influence devant le stand (des nouveaux comme des anciens).

COM EXTERNE :
 Apparemment les contrats sont signes avec YS, mais on ne sait pas ou est l'exemplaire.
 Il faudra peut être faire un contrat bis mentionnant les tenant et aboutissants pour les affiches.
 Tenebrae : Ils ont été recalés car le partenariat n'est toujours pas signes donc nous n'avons pas de raison de leur fournir une salle.

SOIREE EVENT :
 Les crêpes sucrées seront faite à l’ avance par Lama et quelqu'un d'autre.
 Les crêpes salées seront achetées à METRO.
 On commence la bouffe à partir de 18h-18h30 et cela se termine vers 20h30 :
 Le stand sera assuré par le BDE.
 On proposera donc des crêpes Jambon/Jambon de dinde/fromage.
 21h - 22h: On prévoit une répartition des tables. On essayera de réserver un Amphi.
 Les crêpes sucrée seront gratuites et seront servie que pendant la soirée ANTRE.
 On a 13 salles et 14 MJ en comptant les réservistes
 Il faut que le président appelle Token le mercredi 17.
 Il faudra faire un speech aux MJ afin qu’ils fassent gaffe a avoir un scenario correct en Amont, et aussi qu'ils aient un résumé correct et qu’ 'ils pensent à demander un petit débriefing en fin de partie.
 Il faudra penser à faire une feuille de présence.

GENERAL :
 Par un vote a été fait quant à l'inactivité de Beldom La majorité la emporter sur la volonté de relever de sa place, Lasanis reprend le poste.
 Lasanis a besoin de la liste des membres et de savoir qui virer sur le forum (Tenebrae entre autre.)

[Jin47]

Compte Rendu CA 30-10-2012

Présent : Nounours, Lama, Jin, Zesso, Wellan, Backslash, Martinovski, Bazulh, Naglareph, Lasanis
Absent: Logwin
Debut: 20h23
Fin : 21h07

DEBRIEF INIT :
- Il y a eu un problème de communication au niveau de la partie crêpe de la soirée car peu de personne savait ou se trouvait la crêpière
- Il y a eu néanmoins pas mal de nouveaux (50 nouvelles fiches).

JEUX DE SOCIETE :
- Au niveau de la soirée Jeu de société, aucune com. n’a été faite, la faute en reviens en partie au secrétaire qui n’a pas fait passer le mot pour la com.
- Le choix de la date était peu judicieux en vue de l’occupation des premières années (exam + rush).
- Lasanis envisage un nouveau format pour l’évent.

Artisanat Création :
- Il faudra voir pour que l’évent de création de bourse soit coordonné avec une aprèm jeux de société pour éviter que tout le monde ne se marche dessus en cas de manque d’outils.
- Il y aura besoin de faire un crash test avant de lancer un atelier écran de MJ.

Partenaires :
- L’association Rokugan a besoin d’une salle pour son AG, on envisage d’essayer un partenariat avec eux car nous venons de refuser la demande de salle de Tenebrae sous prétexte qu’ils ne sont pas partenaire.
- Martin demande qu’il puisse avoir un «moyen de pression » sur les associations partenaires afin qu’ils respectent bien leur part du contrat. Ex : «S’il rendent une salle qu’on leur a prêté crade, il faudrait pouvoir leur interdire temporairement les réservations ».

Convention EPITANIME :
- L’association EPITANIME nous propose de monter un projet puis de voir si oui ou non il est réalisable avec nous.
- Il faudrait leur dire que nous ne faisons que du Jdr papier donc de ne pas trop s’orienter GN pour leurs idées de projet.
- Leur dire que pour organiser une partie, il faut compter 1 salle par partie et au moins 4h de jeux.

Général :
- LOCAL : Le BDE a commencé les négociations avec l’administration. Leur réponse est «La proposition sera étudier ».
---> On va essayer de monter un dossier pour un agrandissement quelconque du local. (agrandissement ou attribution d’un local plus grand, bien que la dernière solution soit peu réalisable.)
- Logwin a proposé un modèle de frigo.
- La logistique va devoir s’occuper de léguer les boites de conserve en trop qui restent dans le local depuis des lustres (9 voix pour cette solution).
- Les JPOs : Wellan doit faire le recrutement pour le stand lors des JPO (bien plus en amont que pour le forum de association afin que des membres puissent faire la promo de leur propre association.

Photo :
- Des photos ont été faites, elles sont en cours d’impression.

Affiche :
- La demande a été faite et Ys se charge d’essayer de respecter le court cahier des charges que nous avons fourni.

Internet :
- Tenebrae doit être viré des membres du forum.
- Il faudrait locker tout les topics de soirées passées.

[Jin47]

Compte Rendu CA 13-11-2012

Présent : Nounours, Lama, Jin, Zesso, Wellan, Backslash, , Bazulh, Naglareph, Logwin
Absent: Martinovski, lasanis,
Debut: 20h05
Fin : 22h20

BUDGET
Le budget a été fait en fonction des diverses demandes des membres du CA. Lama a fait l’exemplaire définitif de demande de budget et l’enverra se soir.
Aventure Galactique
Il y a eu une rencontre avec deux représentants de La boite de Pan pour leur projet « Aventure galactique ».
Ils organisent des GN orienté tout public. Il ont déja traité avec un grand nombre de personne et des comité d'entreprise.
Le but étant ici de faire un GN avec des différents ateliers sur le thème de StarWars.
Ils ont pour ambition de nous emprunter des salles pour organiser leur events.
Dans un premier temps, on pourrait réserver les salles de Villejuif.
Quitte a peux être passer à l’under si le phénomène pérenne et si c’est possible.
Le projet est de faire un GN pour le grand public et de faire vivre une aventure à un grand nombre de personne (une centaine a chaque fois).

Com Externe :
- Rokugan : On avait besoin de savoir si quelqu’un pouvait aller a leur soirée de 22, Zesso s’est donc proposé.

- Lutecia Lacrymae : Lacrymae insiste sur le fait que notre partenariat est très important pour eux. Ils voudraient repartir du bon pied avec une plus grande implication des deux côtés. Martin compte organiser une rencontre physique afin de voir les modalités d’un tel accord.

- Les Ombres du trône : Cette association veut un partenariat pour des salles sur un rythme de 1-2 parties par mois. Martin va tenter de les rencontrer eux aussi.

- Ys :
o Aucun retour sur les affiches pour le moment. Martin compte relancer.

Com interne :
Lab jeux de Rôle marseillais : Aucune nouvelle.

Epitanime :Leur projet pour la convention :
Ils voudraient faire des parties rapides couvrant plusieurs thèmes. Le format serait- extrêmement court ( 2-3 heures) pour la journée, peux etre un peu plus long pour la nuit. Faire des parties avec des « point de contrôle » afin de faire passer la main à d’autre joueur.
Notre avis sur cette proposition : ce projet demande une bien trop grande implication de notre part pour la répercution au niveau de la com que cela donne.
Notre proposition :
On proposerait de faire un format plus discret qui serait d’organiser des tables en soirée avec une inscription l’après midi sur un stand dédié à ça. On y imposerait nos règle ( 1 partie, 1 salle et surtout pas de gens bourré).

Pour les nocturnes :
On attend de voir le nouveau format, même si on ne voit pas trop ce qu’on y ferait.

Init à Villejuif
Il faut voir pour la communication auprès des epitéeins.

Général
- On attend toujours les démarches du BDE quant à la réorganisation des locaux.
- Prochaine réunion le 27-Novembre2012.

Jeux de société + création
Cet atelier serait prévu pour faire ca un vendredi ou un samedi dans la journée dans la semaine du 26 Novembre.

[Jin47]

Compte Rendu CA 11-12-2012

Présent: Bazhul, Zesso, Wellan, Martinovsky, Naglareph, Backslash, Jin
Absent: lama, nounours, Lasanis, logwin
Début: 20h10
Fin : 21h
Suite à un vote, le membre Aldaric assistera à la réunion.

Ys :
Pas d’apport de membres d’Ys aux soirées Antre.
Plus de problème de nettoyage de salles prêtées à Ys.
Demande de changement du fonctionnement des soirées de la part de membres d’Ys mal vue.
Discussion prévue avec le CA d’Ys pour qu’ils règlent ce problème. Ultimatum (annulation prochaine soirée) si nécessaire.
Clause du contrat (Ys doit faire la pub pour Antre) n’est pas respecté.
Revoir la communication entre nos assocs (pas se contenter de msg facebook et passer par mails) -> Aventure galactique : pas de mail = pas de réservation/organisation de notre côté.

Affiches :
Il faut envoyer le cahier des charges des affiches à Ys.

Event :
- Une idée d’une soirée apocalypse est lancé pour le vendredi 21 Décembre 2012. Ca serait une soirée à thème pour faire vivre l’apocalypse le jour fatidique. Cependant, en vue de la date, on doit se renseigner sur combien de personnes seraient intéressés pour cette soirée.
- Une soirée post-Apocalypse serait organisé, on ne sait pas quand.

Externe :
- Assos game of throne : Affaire réglé, une période d’essai de 2 soirée et un GN.
- Assos lutecia : rien
- Il y a eu un conflit d’intérêt entre Ys et Paris, car Bardaf aurait fait de la propagande pour faire du vol de membre a Ys.

[Jin47]

Compte Rendu CA 08-01-2012

Présents : Nemesis, Zesso, Wellan, Naglareph, Backslash, Jin, Lasanis
Absent : Lama, nounours(Excusé), Logwin, Bazulh (prévenu), Martinovski(Excusé).
Début : 20h07
Fin : 21h49

La boite de Pan :
- Leur organisation laisse légèrement à désirer.
- On leur avait dit que l’Under n’était pas réservable, mais apparemment avec un dossier en béton, Epitanime y arrive bien même après certains problèmes ayant pu se présenter.

Général :
- BDE : Ils souhaitent savoir si et si oui, quand ils pourraient proposer un stand crêpes aux soirées. Il faudrait y mettre des conditions.
- Mr Bonsoir nous a fourni son numéro, on pourra à l’avenir le contacter en cas de salle fermé.
- Il est important de discuter de mettre des méthodes en place pour la passation de pouvoir. Des procédures doivent être mises en place afin d’éviter des fastidieux problèmes (accès aux compte, lettre a la préfecture, assurance, logistique, mise en place d’un projet pour l’année etc…).
- Il va falloir retrouver les termes de notre assurance afin de voir sa limite (nombre de personne assurée).
- On va essayer de mettre en place un système de délégation auprès des membres afin de se préparer à la succession auprès des personnes motivés et aussi permettre de décharger certaines responsabilités prenant du temps aux membres du CA (Faire les courses par exemple). Une annonce sera diffusée pour recevoir des candidatures.
- Il faut demander où en est l’avancement du dossier à la préfecture.

Trésorerie
- Naglareph à avancé 15.07€ pour la soirée Apocalypse. (08/01/2013) Non remboursé à cette date.

Régulière
- La prochaine soirée régulière tombe le 25/01/2013, Zesso est absent. Lasanis et Naglareph se portent volontaires pour la responsabilité de cette soirée.

Evènement :
- La prochaine soirée évent est le 11-02-2013. Ca sera la Post – Apocalypse.
- La prochaine soirée initiation devra être datée, et on essayera de la placer suffisamment en amont afin que le contact journaliste Ionis de Wellan puisse nous faire une pub monstre.

Com Interne
- Le président de Lateb propose des animations faites par des MJ lors d’une soirée Lateb.

Com Externe :
Nemesis : Le CA de Tenebrae a été changé suite à une AG en Décembre. Nem leur a proposé de relancer les échanges avec Antre ne serait-ce qu’en proposant des tables a titre de simple MJ.
Jeux de Société
La prochaine après-midi jeux de société, elle sera organisée avant une soirée Ys afin de pouvoir ramener des gens d’Ys. Ca sera le 22/02/2013.

Site internet
Lutecia-Lacrymae dispose des compétences afin de développer intégralement un site internet de façon « professionnelle » ( graphiste, dev, admin web). Il a été proposé de la part de Lasanis de lier une close concernant le développement d’un nouveau site pour Antre lors du prochain contrat.