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 Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration 
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Compte rendu de la réunion du CA du 30-06-2015

Présents: Azrael(par skype), Merlin(par skype), Wellan(par skype), Hanthael(par skype)

Début: 20h54
Fin: 23h05

Ordres du jour
Déterminer les activités ou pôles d'activité reconduits, supprimés, fusionnés ou rajoutés.
Points sur les événements se présentant cette année

Activités reconduites :
Le pôle des soirées régulières (Une soirée jeu de rôles organisée une semaine sur deux)

Le pôle des A.M.C (un dimanche sur deux, l’association prête des salles pour des parties de jeu de rôles de campagne)

Le pôle internet (Gestion des outils internes au CA)

Le pôle événements (Organisation de soirées événement)

Le pôle communication (Communication à l’aide de tout type d’outils des événements de l’association, vers les membres, le campus et les partenaires)

Le pôle promotion (Prospection, recherche de partenariat et responsable de la présence de l’association sur des salons)

Les pôles permanents ajoutés:

Le pôle Wargame (Activités: créer des campagnes scénarisées, gérer les ressources de son activité).

Les pôles modifiés:

Le pôle évènements sera conservé mais concernera des évènements de plus grande ampleur, avec invitation de partenaires. Il y aura moins d’événements mais plus préparés/organisés.

Modification possible du pôle AMC (Activités: jeux de société et mise en place d'événements pour des campagnes).

Proposer des jeux de société pour les régulières pour ceux qui veulent partir tôt. Egalement, autoriser els membres à emprunter des jeux de société en attendant le début de la soirée. Les soirées à thème incomberont au responsable des soirées régulières.

Rattachement de la gestion du Facebook et du Twitter à la communication.

Les pôles temporaires* :

- Le pôle WEI (dont le responsable aura pour seule activité de s'occuper du WEI).
- Le pôle des soirées d'Initiation (dont le responsable aura pour seule activité de s'occuper des soirées d'initiations).

Les pôles qui peuvent être fusionnés :
Voir si les activités AMC et le pôle Wargame seront fusionnés (si un responsable choisi spécifiquement pour le pôle Wargame est de trop, cette fusion sera envisagée)

Les événements prévus cette année:

Hébergement de 4 tournois de Wargame avec la Waaagh Taverne
Présence sur des salons aux côtés d’Opale
Hébergement des GNiales et de la Nuit du Huis Clos (si les partenaires sont toujours partants)
Présence au Festival Envie de Jeu de Saint-Aignan

*Le responsable temporaire aurai les mêmes droits qu'un membre du CA lambda mais il ne serait responsable que lors de la durée de son activité.

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06 Juil 2015, 07:34
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Compte rendu de la réunion du CA du 03-07-2015

Présents: Merlin, Wellan, Azrael, Hantael(par skype à 20h11)

Début: 20h01
Fin: 21h18

Ordres du jour:

Élire aux différents pôle d'activité d'ANTRE les membres ayant signifié leurs intérêts aux différents pôle d'activité disponible cette année.

Les différents pôles d'activités:
Le pôle des soirées régulières (Une soirée jeu de rôles organisée une semaine sur deux)

Le pôle des A.M.C (un dimanche sur deux, l’association prête des salles pour des parties de jeu de rôles de campagne)

Le pôle internet (Gestion des outils internes au CA)

Le pôle événements (Organisation de soirées événement)

Le pôle communication (Communication à l’aide de tout type d’outils des événements de l’association, vers les membres, le campus et les partenaires)

Le pôle promotion (Prospection, recherche de partenariat et responsable de la présence de l’association sur des salons

Le pôle Wargame (Activités: créer des campagnes scénarisées, gérer les ressources de son activité).

les membres s'étant proposé à ces postes:

Régu: Vador, Levia, Le Barde
Event: Keltalis
AMC: Backslash, Samael, Keltalis
Internet: Backslash, Levia, Shadow mazo
Communication: Samael
Promotion: Horianus
Wargame: Naglareph, Hertzeil

Il a été décidé durant cette réunion que les responsables d'activités seraient:

Régu : Le barde
Event : Keltalis
AMC : Backslash
Internet : Levia
Communication : Samael
Promotion : Horianus
Wargame : Hertzei

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01 Aoû 2015, 22:46
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion du 09/07/2015

Présent : Merlin, Hantael, Horianus, Keltalis, Samael, Leviatrifox (à 20h26), Hertzeil(à par skype).

Début de la réunion : 20h28

Première réunion des membres du CA du bureau d'Antre avec les responsables d'activités.

Objectif de l'année : Avoir une gestion solide et fiable de l'association. La communication sera notre principal atout. Une plus grande présence sur les conventions, et surtout diversifier nos activités.
Il faut encourager la bonne entente avec les autres associations et Anne-Sophie Pachet ainsi qu'avec les gardiens.

Pôle AMC : Superviser par le responsable d'activités Backslash. Backslash communiquera avec les partenaires pour ainsi crée de petits événements.

Pôle des soirées régulières : Qui est supervisé par le Barde il proposera de temps en temps des jeux de sociétés roleplay pour les membres ou personnes présentes participant à la régulières ne pouvant pas resté trop tard.

Pôle soirées événements : Les soirées événements qui sont supervisé par Keltalis sera de mettre en place des soirées autour des partenaires.

Pôle internet : Leviatrifox a demandé à Shadow mazo de géré le forum, ils feront un drive commun pour se mettre au courant le bureau est d'accord avec cette décision, rajouter la promotion sur l'ombreport, Leviatrifox va faire la liste des livres dans le local, il va aussi faire en sorte que les documents importants d'antre se retrouve sur support physique tel qu'un disque dur, géré les réseaux sociaux avec le pôle communication, il liera les comptes sites aux comptes forum.

Le pôle communication : qui est supervisé par Samael, il discutera avec Wellan,

Le pôle Wargame : superviser par Hertzeil, il compte permettre la continuité de l'activité, il surveillera l'activité pendant un an, pour ainsi pouvoir se détacher de l'association, il va essayer de faire des campagnes scénarisé une fois qu'il aura une plus grosse base de joueurs, et faire que Antre participe à des tournois, il compte aussi ramener une plus grande variété de jeux wargame.

Pôle promotion: Il va voir avec ces connaissance pour permettre à Antre d'être présent sur divers conventions et festivals et il a beaucoup de projets ne tête, Leviatrifox fera son possible pour reprendre contact avec des amis pour avoir un partenariat.

Remise des clefs : il faudra recontacter Naglareph pour qu'il remette ces clefs du local aux membres du CA.

Réservation trimestriel : en cours

Pôle soirées événements : Keltalis compte organiser une soirée à thème.

Pôle Promotion : Horianus va voir avec ces connaissance pour permettre à Antre d'être présent sur divers conventions et festivals.

Pôle Internet: Léviatrifox compte amélioré le site et le forum et espère installé avant la fin d'année la section souvenir d'antre et les photos.


Fin de la réunion: 22h17

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16 Sep 2015, 11:32
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Compte rendu de la réunion du CA du 22/07/2015

Présent: Samael, Wellan, Horianus(par skype), Backslash, le Barde, Leviatrifox, Hantael, Keltalis

Début: 20h51.

Compte rendu sur les 2 dernières semaines:

-Réécriture et envoi du nouveau contrat d'Opale, on reprendra le contrat de la Waaagh Taverne, Samael et Azrael se rendront la semaine prochaine à la Waaagh Taverne pour leur signaler que nous sommes toujours intéressés pour un partenariat avec eux pour qu'ensuite si Horianus est d'accord, aller les voir et potentiellement signer un contrat avec eux.

-Samael va changer de boîte mail et il a reçu les droits de Facebook et Twitter.

-Wellan s'est occupé du studio GN fait par l'association "eXperience", tout s'est bien passé nous sommes même intéressés pour renouveler l'expérience avec eux, il y a juste eu un problème de fiche résas mais qui a été réglé rapidement.

-Le Barde, petit point sur la régulière, tout s'est bien passé, un petit manque de sérieux du côté des membres d'ANTRE quant à la réponse pour la question "y a t'il des nouveaux ?".

-Backslash l'amc s'est bien déroulée, Backslash compte poster sur les forums des partenaires pour annoncer les amc. Il n'a pas fait de communication sur l'évènement car il était trop tard.

-Hantael a été un peu bloquée dernièrement, mais dès qu'elle aura le temps elle fera les achats. Elle va fermer le compte sur lequel il reste 0,18 euros.

-Horianus a rencontré quelqu'un d'une grande association de Jdr et de GN et continue de voir avec ses connaissances pour créer des partenariats avec ANTRE sur de grands évènements, à la rentrée il compte prendre contact avec l'un des responsables de l'association d'OPALE. Horianus aimerait s'occuper du WEI et l'INIT.

-Keltalis voudrait que les Events soient plus visibles, Keltalis cherche des idées d'events, mais il compte déjà faire des soirées ponctuelles et qui vont surtout toucher un univers particulier ou un thème de partie drôle à faire jouer.
Une soirée à thème goblins serait peut être à prévoir.
D'autres évènements seront discutés sur le forum.

Que va-t-il se passer dans le futur:

-Prochaine réunion CA Le mercredi à 20h30.

Partenaires:

-"La voix de Rokugan" a l'habitude de venir en période de décembre pour nous demander une salles (nous n'avons pas de contrat avec eux)

-"Les Contes d'Ys" nous n'avons plus de contrat avec eux il faudrait le renouveler, Backslash se propose pour aller les voir.

-"Tenebrae" dans le flou, nous comptons les recontacter.

-"Le repaire du dragon" Leur contrat n'a pas été reconduit, à voir si nous sommes intéressés.

-"Les Gniales" Wellan est en contact constant avec Anne-Sophie et les organisateurs.

-"La nuit du huit clos" devrait réorganiser un event avec nous, et voir pour organiser un GN avec eux.

-"La Waaagh taverne" le contrat est en cours de discussion et d'écriture.

-"OPALE" le contrat est en cours d'acceptation.

Trello:

-Backslash trouve que le CA n'utilise pas le trello comme il faut, les boards ne sont pas accessibles pour les non admins donc pas optimal. Il faudrait que toutes les choses à faire soient sur une même Board ainsi, tout le monde pourra surveiller l'avancée du travail des autres. Le C.A a décidé que l'on ferait l'ancienne et la nouvelle méthode avec Keltalis pour s'occuper de la création des cartes et de la Board générale.

Passation:

Le document sera envoyé demain à la préfecture.

Les clefs:

Rendues à Hantael à 22h25

Tâches effectuées par le responsable internet:

Avant le 12/07/2015
- MaJ breaking news/ nouvelles site
- Réparation des podcasts
- Suppression des anciens admins fofo
- Changement de l'adresse erronée de Antre sur le site
- Premier edit des mailing list
- Vérification des accès

le 15/07/2015
- Première MaJ de joomla réussie.
- MaJ mineure mais nécessaire avant de pouvoir le MaJ complétement.
- Modération du sujet de la dernière régu, enlevé des annonces.

le 16/07/2015
-Création du forum de préparation d'events
- Archivage de quelques sujets obsolètes

le 17/07/2015
-Création du doc de présence aux events.

le 19/07/2015
-Maj breaking news pour AMC.

le 21/07/2015
-Modération des spam du google "group antre-ca"

le 21/07/2015
- Téléchargement d'un test de version joomla
--> Fatal error. à creuser...

le 23/07/2015
- MaJ des breaking news
- Changement de couleur du groupe "partenaire"
- Création du groupe "Forgosth Family" (temporaire)

le 24/07/2015
- Modération d'un mail sur la ML.
- Aucun problème de traçage.

le 25/07/2015
- MaJ breaking news / nouvelles site
- Erase les membres sur le fofo

le 27/07/2015
- MaJ présences

le 28/07/2015
- Mailing list "antre-membre" réinitialisée.

le 29/07/2015
- Ajout des membres sur le forum
- MaJ Joomla

le 01/08/2015
- Rencontre avec Nemesis pour Ombreport

le 03/08/2015
- MaJ du sujet des membres du CA

divers:
Les 400 pages de scénarios seront imprimées par Antre et mises à disposition des membres et il y aura surement une copie de mise sur le pc du local nous attendons un devis.

Point Vieux-gâteaux:
-Il faut rester positif et le CA s'aime.

Boîtes à idées:
-Leviatrifox remettra à zéro la Mailing list.
-Il faudrait ouvrir une session sur le forum pour que les membres puissent y mettre leurs envies.

A propos de l'init:
-Pour l'init il faudrait éviter de faire des groupes randoms de joueurs pour aller sur des tables aléatoires. Mais à tester en régulière et en évènements pour voir si le principe plaît aux joueurs et aux Mj.

Fin de réunion: 23h02

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16 Sep 2015, 16:17
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion du CA du 05/08/2015


Début: 20:36

Présent: Keltalis, Backslash, Wellan, Le Barde, Leviatrifox, Hantael, Samael, Azrael, Hertzeil, Merlin, Horianus


Retour du C.I.A :

Les dates des JPO, des WEI EPITA et EPITECH, et les différents Forums de l'année.

-Le forum des associations ; 17/10/2015, une équipe sera montée, mais un roulement sera à prévoir puisque il n'est pas obligatoire pour la première équipe de rester toute la journée.

-Le forum des associations SubBiotech (en même temps que l'intégration des EPITA sup)
19/09/2015

WEI-TECH : du 14 au 16 Septembre 2015 (départ le 13 au soir).

WEI-TA : du 24 au 26 Septembre 2015

JDMI : (Une journée où des lycéens viennent visiter les associations).
dates : 22/12/2015 et possiblement durant les vacances de février.

-Le livret de l'association sera rempli par SAMAEL.

-Les GNiales 31/10/2015 au 01/11/2015 et le tournoi du Hérisson du 05/09/2015 au 06/09/2015 ont été validé.

-Le prochain CIA est en septembre

Compte rendu de la trésorière :
Hantael va s'occuper des de l'impression du kit évent et de l'achat des boissons, Hantael va contacter le fabricant de notre kit évent pour des conseils sur l'impression, donc après un vote du CA, il y a eu une majorité des votes pour la création du classeur de scénarii.

Compte rendu du responsable internet :
Il a mis aussi à jour les Breaking news, et la mailing list.

Compte rendu de l'obi wan :
Il est allé à la réunion du CIA, il est aussi en contact avec la FédéGn pour les événements futurs.

Compte rendu responsable AMC :
A la dernière AMC Backslash n'a pas invité les partenaires car il n'y a aucun partenariat de signé.

-Compte rendu responsable régulière :
Les réservations pour la soirée du Saint Random ont été faites et sont validées.

Responsable évènement :
-les votes pour le prochain événement ont été faits.

Responsable Wargame :
Des absences parmi les joueurs, et un manque de temps font qu'il n'y aura pas d'événement wargame ce mois-ci et il n'a pas pu être à la réunion, Hertzeil sera présent au festival du Hérisson pour représenter ANTRE.

Responsable promotion :
Après l'envoi de son mail quant à l'aide à la préparation d'une chasse aux trésors pour le « salon du fantastique » par Horianus le CA a décidé à une unanimité qu'il serait bon d'aider à cette chasse au trésor, après il faudra en discuter un peu plus avec le «salon du fantastique».
Horianus a aussi toutes les dates des JPO, forums et s'organisera en conséquence, quant au WEI il compte y participer mais ne souhaite pas être le responsable.

Init pour Epitech:
Problèmes entre les dates de piscines d'Epitech font qu’il n'y aura pas d'init avant novembre.

Equipe pour le WEI :
Le Barde en tant que chef responsable du staff représentant d'Antre Horianus et peut être Shadow Mazo en tant que staff représentant d'Antre

Point Paperasse :
Le contrat Waaag taverne est fait et sera envoyé à la Waaagh taverne, pour YS nous attendons leur retour après le 4 septembre.
Vu que l’accueil Epita était fermé aujourd'hui Azrael se chargera demain de voir si le récépissé de la préfecture est arrivé.
Le chèque de remboursement du BDE d'Epitech il est possible qu'il soit rejeté.

Point Event :
Il y aura une équipe à monter et une date à discuter pour l'évent de « la mine ».

Trello
Backslash est content de la nouvel utilisation du Trello, mais il y a un problème avec la réalisation des tâches une solution a été discutée et commence à être appliqué.

Point divers :
Le membre Dallo a fait un prêt d'une durée de 1 an, de plusieurs livres de Donjons et Dragons 3,5
Pendant les 2 prochaines semaines Le président va signer des contrats.
Une mise à jour sera à prévoir pour l'ombreport.

Fin de réunion: 22h35.

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14 Nov 2015, 16:35
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Compte rendu de la réunion du CA du 06/01/2016


Présents :
- Alharan
- Wellan
- Keltalis
- Hantael
- le Barde
- Samael (arrivée à 20h51)
- Backslash (via skype)
- Hertzeil (via skype)
- Leviatrifox

Invité : Jean-Luc de l’association rôle.

Début de la réunion à 20h46

Partenaire

Rencontre avec Jean-Luc de l’association Rôle.
→ Présentation de l’association Antre
→ Présentation de rôle et du GN en général
→ Négociation du contrat :
L’Antre prêterai des salles. En contre partie, rôle organiserai des évènement et exempterais les membres de l’Antre de payer les frais d’inscriptions.

Il ressort de la discussion que l’association Expérience pourrais être intéressée.

Budget

Concernant la demande de budget, Epita et Epitech se partage les frais. La somme de 718€ sera payé à 40% par Epita et à 60% par Epitech. Ces premier payerons par virement à l’instar d’Epitech qui fournira un chèque.
Le responsable Régulière sera chargé d’acheter du matériel pour l’association.
La trésorière devras prendre contact avec Epitanime pour récupérer la carte Métro.

Taverne Médiévale

Le CA doit terminer de remplir le Doodle, certain éminents membres de ce même CA ont déjà validé leurs présences. Nous restons en attente de la réunion pour plus d’information.

Réservation

Régulière : Tout est envoyé est validé jusqu’en mars.
¤ AMC : Prochaine AMC envoyée et validée
¤ Wargame : Init wargame envoyé et validé. Les réservations n’apparaissent pas sur Chronos.
¤ Ys : Envoyé, en attente de validation
¤ Play the Card : Validé et en attente sur chronos

Piscine C++

Le temps a joué contre nous et des partie de loups garous seront organisée par des membres du CA.

Passation / Padawan

Personne n’a encore commencé de document de passation.
Sorin aimerait devenir le padawan du responsable AMC.
Leviatrifox ne pense pas prendre de padawan et songe à refuser la proposition qui lui a été faite. Il va néanmoins réfléchir à la question et va peut-être rencontrer la membre pour en rediscuter avec elle.

Prochaine Initiation

Pas d’information.

Point vieux cons

Le local est infâme. Il faut songer à le laver. La poubelle débordait.
Pas de compte Rendu sur le forum. Wellan aimerais parler de ce scandale avec Azrael.
Félicitation à Samael de tenir ses engagements. Seul bémol sur le mail pour le recrutement du nouveau responsable promotion qui aurait dû partir bien plus tôt.
Bravo à Alharan d’être devenue l’animateur de la colonie de vacance pour enfants de moins de 14 ans qu’il devait devenir. Pour sa plus grande gloire et pour son rêgne nous lui décernons un bon cookie fait maison.
Keltalis reste sur la même lancée ce qui n’est pas au goût de tout les membres du CA
Leviatrifox écope que d’un avertissement du CA pour mauvaise communication et reflet de l’association. Leviatrifox prend pleine mesure de cette sanction et jure, mais un peu tard, qu’on ne l’y prendra plus.
Le Barde n’est pas assez impactant lors de ses répartitions, Samael lui demande de devenir ce meneur de foule que l’on attend de lui.

Fin de la réunion à 23h22

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Pour toute question/suggestion, merci de passer par mp


08 Jan 2016, 13:02
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion CA 20/01/2016


Présents : Hantael, Keltalis, Wellan, Merlin, Samael, Azrael, Barde, Backslash, Leviatrifox, Hertzeil (par Skype à 20h51)

Début : 20h41

Ordre du jour :
• Organisation Régulières
• Salon du fantastique
• Responsable Promo
• Initiation Jeux de rôles
• Initiation Wargames
• Partenaires
• Divers
◦ Samael
◦ Azrael
◦ Stockage matériel wargame
◦ Boyaux de Campagnes
◦ Livres
◦ Matériels Boisson chaude et nourriture

Organisation Régulières
Barde a mis en place un nouveau système pour renseigner ses préférences de tables aux régulières suite à un retour de Zesso. Ce système étant nouvellement introduit, il convient d'observer un laps de temps nécessaire au rodage et à l'ajustement avant de poser tout jugement.

Salon du fantastique
Wellan et Merlin seront présents samedi à 15h aux Caves Alliées (un bar parisien à ambiance médiévale) pour discuter du Salon avec Opale.
Nous ayant fait part de leurs difficultés à propos de l'organisation de cet événement, l'Antre fera son possible afin d'aider à la bonne tenue du salon.

Initiation Jeux de rôles
Le 19 mars aura lieu une initiation JDR sous la responsabilité de Thavernios et Wellan.

Initiation Wargames
L'initiation au jeu Infinity aura lieu le 24 janvier. Notre partenaire, la Waaagh Taverne, sera présent pour encadrer les étudiants désireux de s'essayer au jeu.

Partenaires

• L'éditeur Asmodée a transmis à l'Antre une copie du jeu In Nomine Satanis/Magnas Veritas v4 et invite l'association à participer à l'élaboration d'un recueil de scénarios. Un concours d'écriture de scénario pourra être organisé afin de donner la possibilité aux membres de soumettre leurs idées.

• L'association des Compagnons de l’Ouest a pris contact avec l'Antre dans le cadre d'un GN qu'ils organisent, « Dead Zone ». Il s'agit d'une action de communication pour le moment.

• Malgré un problème d'horaire ayant entraîné l'absence d'une partie des membres du CA, la réunion pour la Taverne médiévale a eut lieu, et Hantael y a représenté l'Antre. Elle a ainsi pu rapporter la teneur des échanges qui s'y sont tenus. Un Google Drive a été mis en place afin d'améliorer la communication entre les acteurs de l'événement.

• A noter la tenue d'une murder party en Avril par Cédric de l’association Rôle.

• Plusieurs opportunités de murder parties sont à l'étude sous la responsabilité de Keltalis et d'Azrael.

Divers
• Samael : L'avis du CA est divisé quant au travail fourni par Samael, mais à pour une part salué les efforts fournis ces dernières semaines.

• Azrael : Le CA pointe à nouveau l'absence de publication des comptes rendu de réunion. Une solution temporaire a été mise en place afin de s'assurer de la parution de ces derniers dans les délais habituels.

• Stockage matériel wargame : Afin de pouvoir stocker en toute sécurité le matériel nécessaire aux parties de wargames, et tout particulièrement la récente commande pour le jeu Infinity, une solution pour stocker ce matériel devient nécessaire. Hertzeil et Keltalis étudient les options possibles.

• Boyaux de Campagnes : Une annonce sur le forum est à venir afin de clarifier la procédure de demande d'ouverture des sections dédiées dans les boyaux de campagnes : la demande doit être adressée à Leviatrifox et non à Backslash, même si une demande adressée à ce dernier est toutefois recevable.
De plus, cette section du forum va faire l'objet d'un tri, le nombre de campagnes dormantes/inactives devenant important. Leviatrifox se charge de lancer des avertissements aux Mjs responsables des campagnes ciblées et d'archiver ces sections en l'absence de retour.

• Livres : L'inventaire des livres de l'association a été effectué, le prêt de ces ouvrages aux membres est désormais possible. Leviatrifox mettra en place un système de suivi des prêts via la mailing list du CA. Une liste des prochains achats de livres est en cours d'étude par le CA.

• Boissons chaudes : Du petit électroménager va faire l'objet d'un achat (bouilloire, thermos ou cafetière) afin de rendre les soirées plus conviviales, en proposant par exemple du café gratuit pour les membres. Un devis sera fait par Hantael pour aider à la prise de décision.


Fin de réunion : 22h09

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26 Jan 2016, 09:46
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion du CA du 03/02/2016


Présent : le Barde, Azrael, Samael, Leviatrifox, Alharan, Hantael, Backslash(présent par skype), Hertzeil(présent par skype)
Invité : Tavernios

Début :20h57

- Moi(no) gobelets : L'idée des gobelets réutilisables durant les soirées semble être bonne. A voir si nous en aurions vraiment l'utilité. Hantael fera un devis pour cette idée.

- Salon du Fantastique : La liste des participants et les informations relatant leurs jeux a été rempli et envoyé à Melisande d'Opale.

- Site/FoFo : Leviatrifox cherche une solution pour permettre une interface plus souple pour le site et le forum. La dernière solution en test a été écartée car trop rigide sur certain point et trop longue à prendre en main pour les futurs responsables.

- Waaagh /init: Hertzeil à envoyé à la Waaagh Taverne un template de dossier d'évènement pour réserver des salles dans le campus Ionis, il y aura un tournoi de cartes de Games of Thrones, un tournoi Warhammer 40 000 et un tournoi X-wing qui aura lieu en mi-juin. L'init aura lieu en Mars et on va prévoir plus de jeux mais avec du Hordes et Warmachine mais on a expliqué à la Waaagh taverne que nous visions des jeux de plateau à budget étudiant.

- Convention Costume : Elle aura lieu entre automne et hiver 2016 et aura pour but de réaliser un défilé médiéval, le CA est d'accord pour être présent à cet événement, le prochain CA héritera du dossier.

- Demande de prêt salles : Un membre de l'Antre demande des salles pour un projet d'étude concernant un GN. Le ca est d'accord pour prêter une salle pour l'événement, il n'y pas encore eu de date de données.

- Murder Avril : Wellan à fait poser une date pour le déroulement de la murder qui a normalement lieu en Avril, le 3e week end d'Avril sera le week-end du déroulement de la murder.

- Murder Ys : Merlin contactera Ys pour savoir quand aura lieu la prochaine murder.

- Banque : Les membres du bureau du CA s'en occupe pour que cela soit fait le plus rapidement possible.

- Fiche NDHC : La fiche réservation de la nuit du huit clos sera faite ce soir.

- Retour Play the Card : l'évènement c'est très bien passés.

- Prêt de livre : La fiche template a été faite. Il est maintenant possible d'emprunter des livres au local.

- Caisses : La caisse sera vérifié ce soir car nous avons remarqué une erreur dans les comptes(Cela était dû au WEI qui n'avait pas été compté dans les dépenses du livre de comptes).

- Tournois Blood Bowl : Le CA est d'accord pour que l'évènement ai pour récompense le poster de l'équipe gagnante du tournois dans le local associatif.

- BDE/Taverne : Nous souhaitons que le BDE nous envoi un mail contenant les informations à savoir sur l'évènement de la taverne médiéval .

Fin : 21h45

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08 Fév 2016, 13:30
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Présent : Keltalis, Merlin, Samael, Hantael, Wellan, Azrael, Barde, Léviatrifox, Hertzeil (par skype)
Invité : Fanny, Tavernios

Début de réunion : 20h36

Ordre du jour :

Thavernios : C'est un membre compétent, sérieux et efficace mais Wellan va le tester en lui remettant les résas pour la nuit du Huit-Clos.

Banque : La passation n'a toujours pas été effectuée car la banque est toujours fermée, mais la passation est en cours.

GN avril : Un gn aura lieu en avril. Le pôle communication communiquera plus d'informations à partir du mois prochain.

Fanny : présidente d'une association nommé le Chat (compagnie de l'histoire de l'art), elle anime un blog d’événement autour de reconstitutions historique, son idée serait de permettre à Antre d'avoir un partenariat sur un événement très universitaire qui se déroulerait en automne et qui pourrait se dérouler à Epitech, elle nous a expliquée qu'elle voulait que l’événement soit une réussite, Antre a donc choisi d'accepté sa proposition, mais se sera au prochain CA de prendre le relais.

Dot conférence : Entreprise organisant des conférences infos permettant aux étudiants d’accéder à ces conférences pour 50% du prix , le CA pensera à transmettre le mail correspondant.

BDE/taverne médiéval : Actuellement aucune information du BDE

Salon du Fantastique : L'associaion devra imprimer ces fiches pour le salon du fantastique.

Promo : Pour la prochaine initiation elle aurait lieu la nuit du 22 au 23 avril, le responsable promotion (Wellan) s'en occupe.

Web
: Leviatrifox attend les tâches en cours pour la grotte qui est dans le forum, Hertzeil a regardé et a estimé que l'ombreport devra encore rester en maintenance le temps qu'il soit fiable. Leviatrifox voudrait passer par un système d'enregistrement informatique.


Wargame : initiation Wargame aura lieu finalement le 24 avril.


Fin de réunion : 22h34

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01 Mar 2016, 10:16
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion CA

Présent : Wellan, le Barde, Merlin, Azrael, Hertzeil

Invité
: Opale, Poney

Début de la réunion : 21h21

­Init : Hertzeil à bien fait sa fiche de réservation mais c’est trompé dans les dates pour l’init wargame, sinon les autres fiches de réservations pour l’initiation jdr a bien été envoyé. Nous avons eu l’idée de renouveler ce qui avait été testé l’année dernière pour répartir les tables durant l’initiation, nous essayons aussi de trouver une solution quant aux nombres de personnes venant en soirée et nous avons pensé réserver les salles IONIS STM et Sup’Internet. Des salles de secours seront réservés sur Villejuif, des partenaires seront bien surs présent pour de la visibilité ; Opale, YS, Rokugan, Ligue Ludique. Il y aura des crêpes gratuites, nous inviterons durement des associations du groupe IONIS pour nous aider à rendre l’initiation la plus sympathique possible.

Quant à l’initiation Wargame Hertzeil est encore en négociation avec la Waaagh Taverne pour qu’ils puissent ramener plus de jeux, les joueurs pourront aussi jouer en équipe pour contrôler une armée pour permettre à plus de personne de pouvoir tester différent wargame et en plus pour occuper ceux qui ne pourront pas jouer on proposera une salle de petits jeux de type apéro (king of tokyo, zombicide, munchkin).

­Café/Local : Azrael a bien reconnu ne pas avoir nettoyer la cafetière depuis dimanche il la nettoiera juste après la réunion, et des règles ont été instauré quant à son utilisation. Wellan a fait remarquer que le local était dans un sacré état trop souvent donc la prochaine fois qu’il sera dans un état pitoyable, nous prendrons les logs et retirons les droit d’accès aux membres du CA salissant le local.

­Opale : Mélissande a contacté Wellan pour une idée, Mélissandre a parlé avec une des responsables d’Epitanime et peut­ être faire participer Antre à une convention faite par Epitanime le 26 mai, Mélissandre voudrai proposer à Antre de participer avec Opale à cette convention pour proposer des tables de jdr à l’univers Japonisant, histoire de devenir un triangle de partenaire entre Opale et la Ligue Ludique.

­CIA : Wellan et Merlin ont été présent au CIA. Voici le compte rendu :

Nouvelle Asso : INTREPID (création de maps, skins, objets, mods etc.) acceptée
Nouvelle Asso : EPICINE (diffusion de film 1/mois ? 100 euro/film) refusée
Si gros événements (100+ personnes), avoir un vigil (15 euros/h)
­Antre : problème de salle
­One For One : asso cool, mais bille de peinture partout
La Paillote : Soirée halloween Ok. Actuellement en période d’essai.
BDE EPITA => reproche de la gestion de la distribution de boisson (donne boisson + rendre le
ticket soit perte d’argent)
BDE TA/TECH : sur la soirée halloween failli ne pas avoir de bière, déficit de 6k euro. Soucis au
niveau des barrières, des gens seraient rentré gratos.
­Système de vente par Lydia pas au point.
Lateb : soirée halloween, problème d’accès dressing. Ticket pas terrible, privilégier les tickets
numérotés.
La Paillote (représentant) : n’est pas au courant de ce qu’annonce le BDE.
Unisson : ok
Sycom : partenariat avec MSI

Event à venir :

­EPIGLISS Janvier
­Commission de Sécu sous­sol Voltaire : négatif.

Fin du compte rendu du CIA.

­Paris Ludique : nous ont contacté pour participer à l’ouverture d’un pôle JDR chez eux

­Jeff : Backslash n’étant pas là nous ne pouvions pas en parler sans son retour.

­Boîte à idée : Le CA a pensé à créer une boîte de don désintéressé, il faut que nous reprenions
les contacts de personnes pouvant faire des T­shirt au logo de l’association.

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29 Mar 2016, 14:20
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Réunion CA

Présent : Wellan, le Barde, Merlin, Keltalis, Hertzeil, Leviatrifox, Hantael
Invité : Poney

Début de la réunion : 20h47

Partenariats :

- Le partenariat avec la Salle de Jeu a été accepté. Les négociations du contrats vont débuter.

Init :

- Les reservations et la communications sont OK.
- Les billets evenbrit ne font pas fureur, il faut encourager les gens à s'inscrire.
- Le power point est à réaliser de toute urgence.
- Il faudrait acheter une petite cloche car Hantael ne suffira pas.
- Divers achats de consommables ont été validé.

Repartitions des rôles :
- Leviatrifox s'occupe de la partie logistique de la répartition (temps de paroles / PPT / etc...)
- Hantael et Keltalis s'occuperons des crêpes.
- Wellan animera la répartition et l’accueil.
- Barde s'occupera de la répartition à proprement parlé.

Reservations :

- Les réservations de régulière sont faites jusqu'en Juillet.
- Les réservations d'AMC sont à refaire

AG

- la date retenue est le dimanche 22 mai.

Passation

- Les documents sont en cour d'écriture

Zesso

- Malgrés les circonstances, sont attitude fut un peu excessive. Nous lui mettons donc un avertissement.


Fin de reunion : 21h 33

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19 Avr 2016, 11:03
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Bonjour,

Maintenant, le rapport des réunions est effectué sur un Google.doc.

C'est pourquoi vous pouvez dès à présent y avoir accès via ce lien : https://docs.google.com/document/d/1BRo ... sp=sharing

Cependant, le résumé des ordres du jour ainsi que la liste des personnes présentes sera encore sur les postes.

Rapport de la réunion du 27 juin 2016

Lieu de réunion: skype
Heure de convocation: 23h00
Heure de début: 23h03
Heure de fin: 00h20

Responsable de la réunion: Forgosth
Secrétaire: Xefantion

Liste des membres présents:
[V] Forgosth (Président)
[V] Xefantion (Secrétaire)
[V] Hantael (Trésorière)
[V] Wellan (Obi-Wan Kenobi)
(V -> présent, R-> retard, X -> Absent)

Ordre du jour:
Point 1: bureau: qui doit faire quoi?
Point 2: création des postes de responsable d’activité
Point 3: évènements à venir
Point 4: Passation

Prochaine réunion dimanche 03/07/2016 aux alentours de 21h.

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28 Juin 2016, 17:41
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Bonjour,

Maintenant, le rapport des réunions est effectué sur un Google.doc.

C'est pourquoi vous pouvez dès à présent y avoir accès via ce lien : https://docs.google.com/document/d/14Vm ... sp=sharing

Cependant, le résumé des ordres du jour ainsi que la liste des personnes présentes sera encore sur les postes.

Rapport de la réunion du 03 juillet 2016

Lieu de réunion: skype
Heure de convocation: 21h00
Heure de début: 21h11
Heure de fin: 22h55

Responsable de la réunion: Forgosth
Secrétaire: Xefantion

Liste des membres présents:
[V] Forgosth (Président)
[V] Xefantion (Secrétaire)
[V] Hantael (Trésorière)
[V] Wellan (Obi-Wan Kenobi)
(V -> présent, R-> retard, X -> Absent)

Ordre du jour:
Point 1: Choix des nouveaux membres du CA.
Point 2: évènements à venir, le retour.

Prochaine réunion très bientôt en physique de préférence.

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04 Juil 2016, 10:46
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Bonjour,

Maintenant, le rapport des réunions est effectué sur un Google.doc.

C'est pourquoi vous pouvez dès à présent y avoir accès via ce lien : https://docs.google.com/document/d/1Uax ... sp=sharing

Cependant, le résumé des ordres du jour ainsi que la liste des personnes présentes sera encore sur les postes.

Rapport de la réunion du 06 juillet 2016

Lieu de réunion: Local d’Antre
Heure de convocation: 20h30
Heure de début: 20h45
Heure de fin: 23h16

Responsable de la réunion: Forgosth
Secrétaire: Xefantion

Liste des membres présents:
[V] Forgosth (Président)
[V] Xefantion (Secrétaire)
[V] Hantael (Trésorière)
[V] Wellan (Obi-Wan Kenobi)
[V] Shadow Maso (Responsable régu & AMC)
[V] Sorin (Responsable événement)
[R] Leviatrifox(Responsable internet)
[V] Shaun (Responsable communication)
[V] Pacco (Responsable promotion) - Skype
(V -> présent, R-> retard, X -> Absent)

Ordre du jour:
Point 1: Accueil des nouveaux membres: présentation de nos outils et réponse à leurs premières questions
Point 2: présentation de la stratégie et de l’organisation sur l’année
Point 3: Limites exactes du travail de chaque poste
Point 4: Les assistants, leurs utilités et leur implication dans le travail d’un membre du CA
Point 5: évènements à venir

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08 Juil 2016, 00:40
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Message Re: Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration
Bonjour,

Le rapport de la réunion à est effectué sur un Google.doc.

Vous pouvez dès à présent y avoir accès via ce lien : https://docs.google.com/document/d/1xFl ... sp=sharing

Rapport de la réunion du 21 juillet 2016

Lieu de réunion: Cour Pasteur
Heure de convocation: 20h30
Heure de début: 20h46
Heure de fin: 22h23

Responsable de la réunion: Forgosth
Secrétaire: Xefantion

Liste des membres présents:
[V] Forgosth (Président)
[V] Xefantion (Secrétaire)
[V] Hantael (Trésorière)
[V] Wellan (Obi-Wan Kenobi)
[V] Shadow Maso (Responsable régu & AMC)
[V] Sorin (Responsable événement)
[V] Leviatrifox(Responsable internet)
[X] Shaun (Responsable communication) - en vacance
[V] Pacco (Responsable promotion) - Skype
[V] Bardaf (Eclaireur) - part à 21h11
(V -> présent, R-> retard, X -> Absent)

Ordre du jour:
Point 1: Point sur le travail à faire
Point 2: RJDRA
Point 3: Point stuff: t-shirt & gobelet
Point 4: Pantréon
Point 5: Aout: gestion des évènements
Point 6: WEI
Point 7: Wellan Membre d’honneur

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24 Juil 2016, 01:53
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