Comptes rendus des réunions du Conseil d'Administration

Dans cette partie de la grotte résonnent en boucle les informations majeures et fixes de l'ANTRE, celles qui ne changent que rarement. Lisez la !

C'est également ici que le CA postera toutes nouvelles informations ou nouveauté concernant l'association.

Modérateurs : Responsable, Conseil d'administration

Avatar de l’utilisateur
Aldaric
Retraité du CA
Messages : 267
Inscription : 31 oct. 2010, 10:48

Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Aldaric »

Compte rendu CA du 25-02-14

Présents : Wellan, Syccor, Thuls, Forgosth, Nemesis, Morphaie, Skanax, Kta-Strof
Absents : Aldaric
Début : ?
Fin : ?

Ordre du jour
  • ENACS
  • Petit festival
  • Geek Faeries
  • Murder Ys
  • Initiation
  • Divers

ENACS
  • Les points ENACS seront attribués selon les critères suivants : Inscription sur le forum, Participation aux soirées, Participation à la vie associative.

Petit festival
  • Intéréssant mais difficilement réalisable.
  • Il faut voir quels sont les MJ’s intéressés. Actuellement,ceux au sein du CA : Thuls, Wellan, Forgosth et Syccor sont volontaires.
  • La plus grande difficulté est le risque que les dès soient mangés par les enfants

Geek Faeries
  • Une équipe et un budget sont en train d'être montés avec comme responsable Thuls et Forgosth.
  • Le dossier sera fait par le CA actuel et remis au prochain CA.

Murder Ys
  • La communication sur l'événement est à faire.
  • Les résas sont à faire.

Initiation
  • La communication sur l'événement est à faire.
  • La responsabilité des crêpes reste encore une fois à voir.
  • Les résas sont faite mais d'autres sont encore à faire.
Divers
  • Soirée Evolution
    • La soirée a été repoussé au 07 Mars pour cause de rush chez les tech 1.
  • Compte ANTRE a fermer
    • La lettre recommandé envoyé à la poste nous est revenue. Une expedition au sein des documents de l'association va être faite par Wellan pour régler le problème.
When you find yourself locked onto an unpleasant train of thought, heading for the places in your past where the screaming is unbearable, remember madness is the emergency exit ...

Friend of the Forgosth Family
Morphaie
Messages : 10
Inscription : 05 févr. 2012, 13:31
Localisation : Paris
Contact :

Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Morphaie »

Compte rendu réunion CA du 8 avril 2014

Présents: 8/9

1) Le local

Suite à l'état déplorable et aux activités illicites qui ont eu lieu à l'intérieur du local de l'ANTRE ( cigarette, alcool,...) dans la période du jeudi 3 au vendredi 4, un ticket a été ouvert auprès du bocal pour le visionnage des vidéos afin de connaitre le ou les auteurs de cela. L'administration a été prévenue par le biais de Anne-Sophie qui recadrera le(s) contrevenant(s). De plus la décision a été prise avec l'accord de l'administration de changer la serrure du local afin de limiter le nombre de clefs existantes pour plus de sécurité.

2) Le petit Festival de l'Imaginaire

Cet évènement aura lieu le samedi 12 avril à la petite bibliothèque ronde de Clamart. Le but étant d'initier un jeune public aux jeux de role. Pour cela, il y aura 5 MJ et 2 accompagnateurs afin d'encadrer les enfants sur la durée de la journée. Afin de faire patienter les petits, des jeux de sociétés leur seront proposés en attendant leur tour.

3) Le Podcast

Le CA valide la proposition d'héberger un podcast audio qui a été faite, sous certaines conditions.
Le CA aura un droit de regard sur ce qui sera diffusé sur le site de l'ANTRE afin de vérifier la conformité du projet avec les bonnes moeurs.
Le podcast devra faire une taille raisonnable car l'espace n'est pas illimité.
Sous réserve d'avoir accès à la base de donnée du site ANTRE pour les héberger car pour le moment cet accès est très limité.
Le CA aimerait si cela est possible qu'à la fin du podcast un petit message publicitaire soit inclus ( ex: Nous remercions notre association de JDR ANTRE pour sa participation à ce projet.)

4) Divers

- Le reste de fournitures pour les crêpes ( oeufs, lait, farine) a été revendu à Activ' avec 20% de réduction.
- France 2 a pris contact avec nous pour une émission sur le JDR. S'agissant plus particulièrement de GN, le CA les a renvoyé vers nos partenaires ( Contes d'Ys, la Voix de Rokugan, L'aventure Galactique,...) qui eux sont organisateurs de GN.
- L'Union des Rôlistes Francophones nous a contactés afin de se rallier à eux. Le CA décline l'invitation car leur projet n'est pas abouti mais une collaboration future pourra être envisagée si cela devenait plus concret et mieux construit.
- L'under n'est pas disponible mais apparement, il se pourrait que pour une réservation ponctuelle cela puisse être le cas. A vérifier...
- Le CA a pris la décision d'enregistrer le logo d'ANTRE d'un point de vue légal pour éviter tous problèmes futurs.
- Le CA tient à rappeler aux membres de ne pas donner les numéros de téléphone portable des gens sans leur consentement. Le spam par SMS est également prohibé, un simple MP via l'interface du forum est à privilégier. Certaines personnes se sont plaintes de recevoir des sms intempestifs.
- Suite aux absences répétées d'Aldaric aux réunions CA, il a été décidé de lui octroyer un avertissement.
- Cette année, les épices maximums réparties à un membre ne peuvent exécéder 300 épices. Ceci est une décision du CIA de Ionis.
- Le choix d'une date a été arrêté pour la prochaine AGE / AGO. Il s'agira du dimanche du 18 mai 2014. Un mail sera envoyé aux membres d'ici quelques jours pour les en informer.

Durée de la réunion CA: 1h.
Avatar de l’utilisateur
Aldaric
Retraité du CA
Messages : 267
Inscription : 31 oct. 2010, 10:48

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Aldaric »

Compte rendu CA du 29-04-14

Présents : Wellan, Syccor, Thuls, Nemesis, Morphaie, Skanax, Aldaric, Forgosth (20h37)
Absents : Syccor
Début : 20h08
Fin : 20h54

Ordre du jour
  • Epiwar
  • GNiales
  • PBR
  • AGO
  • Divers
Epiwar
  • Epiwar est une association de wargame qui viens de se former. Le CIA a décidé de les rattacher à ANTRE ou du moins que ANTRE les aides durant leur lancement.
  • Ils ne nous on pas contacter ni répondu à notre mail donc nous sommes en attente.
GNiales
  • La décision concernant la demande d’accueillir encore une fois les GNiales dans nos locaux est laissé au prochain CA.
Petite Bibliothèque Ronde
  • L’événement c’est très bien passé et nous avons que des retours positifs de leur part. Une potentielle réinvitation à l’événement l’année prochaine est à envisager.
AGO
  • La limite est fixé à deux procurations par personne présente à l’AG.
Divers
  • Bocal
    • Un ticket a été fait le 04-04-14 mais nous n’avons toujours pas de réponse concrète. Le dossier a été passé à Mr. Courtois.
When you find yourself locked onto an unpleasant train of thought, heading for the places in your past where the screaming is unbearable, remember madness is the emergency exit ...

Friend of the Forgosth Family
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Compte rendu de la réunion CA du 27/05/2014


Début: 20h
Fin: 23h


Présents:
Naglareph, Jinashi, Wellan, Forgosth, Syccor, Némésis, Azraël, Backslash (via Skype), Bazuhl, Karnad.


Absent:
Aucun


Ordre du jour:
- Définition des rôles des membres du CA
- Étude des candidatures libres pour le CA
- Statuts
- Retour CIA
- Événements Epitech/Epita
- La boite de Pan
- GNiales
- Événement de Juin
- Réservations pour les soirées à venir
- Les affiches
- Promotion de l'association
- Répartition des crédits
- Ys
- Autres


Définition des rôles des membres du CA:

Président:
- Représente l'association, notamment avec l'administration Epita/Epitech.
- Signe les partenariats avec d'autres associations.
- Est responsable en cas d'incident.
- Supplée à un membre du CA si celui-ci ne remplit pas sa fonction.
- Délègue les tâches aux autres membres du CA.


Obi-Wan Kenobi:
- Conseille le président.
- Supplée au président en cas d'absence de celui-ci.


Trésorier:
- Tient les comptes à jour.
- Planifie le budget pour l'année.
- Fait des devis pour le matériel à acheter.
- Tire la sonnette d'alarme en cas de problèmes avec les comptes/le budget.


Secrétaire:
- Interface entre l'administration française et l'association.
- Rédige les comptes rendus des réunions du CA.
- Gère les tickets via le redmine.
- Rappelle à l'ordre les membres du CA ne remplissant pas leur fonction.


Responsable soirée régulière:
- Organise une soirée de jeux de rôles le vendredi soir une semaine sur deux.
- Réserve les salles pour sa soirée.
- Rédige un message annonçant sa soirée sur le forum et le met à jour au fur et à mesure que les MJ et joueurs s'annoncent.
- Fait les courses pour sa soirée: avance l'argent puis est remboursé
(Obligation de conserver le ticket de caisse).
- Doit être présent lors de sa soirée et en est le responsable. S’il ne peut pas être présent, il délègue sa responsabilité
à un autre membre du CA ou à un ancien responsable soirée régulière si aucun membre du CA n'est disponible.
- Rappel: tout membre du CA est réserviste s’il manque des tables pour une soirée.


Responsable Après-Midi Campagne:
- Organise des après-midi de jeux de rôles le dimanche après-midi, les semaines où les soirées régulières n'ont pas lieu.
- Réserve les salles pour son après-midi.
- Rédige un message annonçant sa soirée sur le forum et le met à jour au fur.
- Doit être présent lors de son après-midi et en est le responsable. S’il ne peut pas être présent, il délègue sa responsabilité
à un autre membre du CA ou à un ancien responsable AMC si aucun membre du CA n'est disponible.


Responsable événement:
- Organise des événements rôlistiques avec un thème/une mécanique particulière (pool, grande machine, etc...).
- 8 événements dans l'année (environ 1 événement tous les mois et demi).
- Recrute une équipe organisatrice parmi les membres du CA et des MJ volontaires.
- Réserve les salles pour son événement.
- Rédige un message annonçant son événement sur le forum.
- Doit être présent lors de son événement et en est le responsable. S’il ne peut pas être présent, il délègue sa responsabilité
à un autre membre de l'équipe organisatrice.


Responsable promotion:
- Gère les interventions extérieures de l'Antre (JPO, soirée bde, autres associations).
- Recrute une équipe pour chacune de ces interventions.
- Gère la communication de ses interventions.
- Proposition: conception de jeux fait pour les interventions (rapide, thématiques).


Responsable communication:
- Tient les membres informés de l'activité de l'association via les mails et les réseaux sociaux.
- Veille événementielle du jeu de rôles en Île-de-France.
- Met en place une newsletter mensuelle informant les membres de tous les événements rôlistiques ayant lieu dans le mois à
venir dans toute l'Île-de-France, événement Antre compris.
- Communique sur un événement si son responsable n'a pas communiqué dessus.
- Envoie des mails de rappel aux membres à l'approche des événements.


Responsable internet:
- Met en place et gère les infrastructures internet de l'association (forum,
facebook, twitter).



Étude des candidatures libres pour le CA:
Aldaric, Jin, Lasanis, Pywen, Vador.

Après délibération, le CA a décidé de ne pas retenir les candidatures d'Aldaric, Jin, Pywen et Vador. Le CA a par contre, pris
note de leur motivation et de leur volonté de s'investir dans l'association.

Après délibération, le CA a décidé de demander à Lasanis la rédaction d'un document expliquant son projet pour Antre. Le CA
délibérera à nouveau, après la lecture de ce document.



Statuts:
- Le CA salue le travail fourni par Baltichou et Paberlo à ce sujet.
- La totalité du CA à l'obligation de lire le thread plus le google doc si ce n'est pas déjà fait, ainsi que d'y participer.
- Une rencontre durant un après-midi est proposée afin de continuer ce qui a été commencé.



Retour CIA:
- Un nouveau plan de répartition des associations et des locaux est fait.
- Cela impliquera un local plus grand pour l'Antre.
- Pour la Grande Aventure Galactique, La Paillote, Ephémère, Eptv et Unisson se sont dites intéressées pour organiser
quelque chose pendant cet événement.
- Le dernier chèque du budget a été reçu.



Evénement Epitech/Epita:
JPO:
- Le CA va tenter d'obtenir le calendrier des JPOs, afin de pouvoir se préparer plus à l'avance.

Barbecue BDE:
- Seul un noyau dur de membres était présent dans les salles réservées pour Antre, même si les organisateurs présents
ont tout de même pu promouvoir l'association lors de discussion informelles.
- Il a été convenu que les activités proposées (jeux de rôles classiques, jeux de sociétés) n'étaient pas adaptés à un flux
de participants. Une proposition a été faite par Bazuhl de créer des animations de mini-GN, plus adapté à cette configuration.

WEI Epita:
- Un des organisateurs du WEI nous a informés qu'ils prévoyaient un WEI scénarisé.
- Nous allons donc proposer des idées de team building (création de drapeau, etc...).
- Bazuhl a déjà commencé à recruter l'équipe pour cet événement.

WEI tech:
- Il aura lieu la semaine du 17 octobre.
- Le CA doit proposer ses activités avant le mercredi 4 juin.
- Bazhul devra constituer son équipe.



La boite de Pan:
- La Grande Aventure Galactique aura lieu le week-end du 6 juillet.
- Un mail a été envoyé à Fabrice Bardèche afin de lui demander une réunion pour pouvoir discuter de la réservation des salles
pour l'événement.
- Si aucune réponse n'a été reçue avant vendredi, M.Courtois se chargera d'en parler avec lui lundi.
- Comme l'année dernière, une cantina sera tenu par l'Antre.
- Prévenir les associations proposant leur aide (cf retour CIA) qu'ils devront surtout gérer l'attente des participants avant
l'événement puis leur passage pendant, afin qu'ils puissent proposer des activités en phase avec le déroulement de la Grande Aventure Galactique.



GNiales:
- Elles doivent avoir lieu en novembre.
- Le CA doit les rencontrer afin de voir ce qu'ils proposent.
- Ils semblent motivés pour travailler de nouveau avec nous.
- Suite à des problèmes l'année dernière, Antre n'achètera pas de nourriture cette année si l'événement à lieu.



Evénement de juin:
- Le CA a décidé de la suppression d'une régulière afin de donner une place à l'événement.
- Il aura donc lieu le 27 juin.
- Jinashi a commencé à recruter son équipe.
- Le brainstorming est en cours mais le thème reste à choisir.
- Il faudra la présence minimum d'un membre du CA par table.



Réservations pour les soirées à venir
- Anne Sophie Pachet a été contacté à ce sujet, toutes les réservations jusqu'à fin juin sont faites.
- Il faudra reconduire les réservations à l'année à la rentrée.



Les affiches:
- L'administration Epitech est d'accord pour les imprimer en théorie.
- L'idée d'une affiche permanente a été proposée. Cette affiche contiendrait des liens et QRcode pour Antre.
- Wellan doit rencontrer nos divers partenaires afin de savoir s’ils peuvent gracieusement réaliser cela pour nous.



Promotion de l'association:
- Le CA a discuté de la possibilité d'élargir la promotion aux autres écoles d’IONIS, ainsi qu'aux autres écoles d'ingénieur.
- Le CA a aussi discuté de la possibilité de réaliser des événements dans des bars "geek" (Cavalier, Dernier bar avant fin
du monde) en proposant par exemple des scénarii de découverte du jdr en ~1h ainsi que la distribution de flyers.
- Pour finir, la présence de l'Antre à des salons a été évoquée. Il a été décidé de voir avec nos contacts afin d'obtenir des places.



Répartition des crédits:
- Elle doit être envoyée avant le mercredi 4 juin.
- Elle doit être plus précise que les années précédentes (date de
Participation aux événements, promotion du membre, etc...)



Ys:
- Le CA doit les rencontrer afin de décider du report ou non du partenariat.



Autre:
Shadowforums:
- Une reconduite de l'événement fait avec les Shadowforums a été proposé, au vu des bons retours de nos membres.
- C'est aux Shadowforums d'engager le dialogue à ce sujet.

Convention Nothingness:
- Forgosth est responsable de la Convention Nothingness et propose d'organiser cet événement dans les locaux d'Epita/Epitech.
- Lors de cet événement, l'histoire du monde persistant de Nothingess sera décidée lors d'une série de parties.
- Une prise de contact avec le créateur du jeu a été décidée afin de discuter de la possibilité d'accueil de cet événement, qui
se tiendra cet été.

Atelier de création jeux de rôles:
- Le CA a décidé de retenter l'expérience, à la condition qu'au moins 12 personnes soient intéressées.

Nappe:
-Actuellement au lavage chez Naglareph.



Prochaine réunion le mardi 10/06/2014
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Compte rendu de la réunion CA du 10/06/2014


Début: 20h
Fin: 22h30


Présents:
Naglareph, Jinashi, Wellan, Forgosth, Azraël, Backslash, Bazuhl, Karnad, Syccor (20h47)


Absent:
Némésis (justifié)


Ordre du jour:
-Serrure
-GNiale
-Aventure Galactique
-Nothingness
-Régulière et AMC
-Grande Machine/soirée event
-WEI
-Trésorerie
-Geek Faeries
-Tickets
-Affiches
-Autres


Serrure:
-Backslash et Naglareph achète une serrure et font le changement dans la semaine.
-Il manque des clés et il faut donc faire des doubles.


GNiale:
-Le dossier va être transmis à l'administration.
-Il faudrat un agent de sécurité certifié par IONIS par tranche de 100 personnes.


Aventure Galactique:
-L'administration prend son temps.
-Il faut prévoir une rencontre avec Baptiste le mardi 17 à 19h.
-Seront présent: Azraël, Bazuhl, Wellan, Naglareph et Jinashi.
-On gèrera la cantina durant l'événement.
-L'Aventure Galactique veut la liste des associations présentent.


Convention Nothingness:
-Le créateur de Nothingness, XI, a participé à cette réunion afin de nous présenter son jeu de rôles
ainsi que pour discuter de l'organisation de la convention.
-Nothingness est un jeu de rôles Dark Fantasy avec pour particularité que tout ce qui se passe sur
une table de Nothingness officielle modifie l'univers, impactant du coup toutes les autres campagnes.
-Nothingness a été créé en 1995 pour des amis. Les éditions se sont succédé et nous sommes actuellement
à la 10ème édition (3000 pages). Un site internet: nothingness.fr, permet un accès direct aux règles.
-Après discussions, il a été décidé que la convention aura lieu sur une journée (14, 19 ou 26 juillet).
-Il y aura entre 3 et 4 tables avec un MJ officiel de Nothingness pour un total de 15-20 joueurs.
-Des scénarios de difficulté variable seront proposés, avec des pré-tirés.


Régulière et AMC:
-Toutes les réservations de salles ont été faites.
-On ne peut pas faire de réservations de salles pour l'été au kb.
-Il faudra potentiellement demander à Mme Rinaldi pour réserver des salles Villejuif.


Grande machine/event:
-L'équipe a été recruté et prépare l'événement.
-Les membres du CA doivent se déclarer en joueur.
-Le système de jeu Savage World est utilisé pour cet event.


WEI:
-On attend la réponse du responsable Epita, il faut relancer des discussions avec eux.
-On relance les discussions avec le responsable Epitech.


Trésorerie:
-Il y a actuellement 500 euros dans la caisse.
-Il faut supprimer les accès au compte en banque que possède Syccor.
-Détermination d'un budget pour affiches/flyers/panneaux publicitaires/cartes de visite votée à l'unanimité.


Geek Faeries:
-Naglareph était présent et a pû parler à un certain nombre d'autres associations concernant des partenariats potentiels.
-Création d'un relai d'informations (nous) sur l'Île de France.
-Naheulbeuk online peut potentiellement nous offrir une place aux Geek Faeries de l'année prochaine. Ils se
sont montrés particulièrement intéressé par du meujeutage d'univers qui ne sont pas du médiéval fantastique.
Ils peuvent aussi potentiellement nous offrir une plateforme de streaming pour des parties onlines.


Tickets:
-Il faut gérer les tickets de manière plus systématique


Affiches:
-Il nous faudrait des affiches/flyer afin de pouvoir mettre un peu Antre en valeur lors des conventions et à chaque soirée.
-Proposition de création d'une maquette avec plusieurs version (carte, affiche, flyer, kekemono)
-Prise de contact avec Bérangère, une connaissance d'Ys, pour faire un devis.
-Il faut encore régler la question du contenu de ces affiches: QRcode ? Lien persistant ? Mascotte ?
Fond ? Accroche ? Mise en forme ?
-La possibilité d'un devis chez Mkdo a aussi été évoquée.
-Backslash doit faire un devis d'ici 2 semaines pour un paquet: cartes, banières, flyers.


Autres:
Thuls:
-Suite à un certain nombres d'infractions aux règlements de l'Antre, il a été décidé lors d'un vote du CA
(8 pour, 1 blanc) que Thuls ne pourrait plus se réinscrire à l'Antre.

Fenêtre:
-Elle a enfin été changée.

Status:
-Réunion prévue le samedi 21 juin à 14h pour discuter des changements de status de l'association.

Communication:
-Il y a une redondance sur des mails (newsletter + mail du responsable event)
-Possibilité d'une newsletter plus stylisée

Facebook/Twitter:
-Voté à l'unanimité:
-A chaque réunion, un responsable facebook est élu pour s'occuper du groupe facebook de l'Antre
-Le compte Twitter de l'Antre peut être utilisé par tout les membres du CA à condition qu'ils signent leurs messages.
-Syccor est le premier responsable facebook.
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport de la réunion du 01 juillet 2014

Début: 20h06
Fin: 21h48

Présents:
Naglareph, Backslash, Wellan, Azraël, Bazuhl, Forgosth

Exceptionnellement:
Darth Vayn’Eris et Pywen

Absents:
Jinashi, Karnad, Syccor, Nemesis.

Ordre du jour:
Retour grande machine
Retour activités de Bazuhl
Trésorerie
Paperasse
Events et soirées à venir
Geek Faeries 2015
Autres

En l’absence du secrétaire, Forgosth s’occupe de rédiger le rapport.


Retour grande machine :
La soirée s’est très bien passée, elle a par contre un peu trainé en longueur. Le système de Karma prévu initialement par les MJ n’a pas pu être mis en place car certains MJ avaient des scénarios trop décalés.
L’organisation a également dû être refaite au dernier moment car l’un des MJ s’est désisté. Les déguisements n’ont pas été respectés
La table de Backslash a été assez inégale, car le flux de joueurs était faible au début et très haut par moment (jusqu’à 8 joueurs).
Selon les MJ, toutes les tables ce sont a priori bien passée, par contre certaines tables n’ont pas fourni les indices avant la fin de l’événement, il faudra rectifier cela pour le futur.
Le post sur le forum pour les retours est en place sur le forum
Un événement de cette envergure à ce moment de l’année est assez atypique et le CA félicite Jinashi pour cet événement.
Problème de salles : le gardien n’était pas là et cela a causé de gros problèmes de salles lors de la soirée, il faut absolument remonter ce problème à l’administration au plus vite (cela a été fait le lendemain de la réunion).

Retour activités de Bazuhl :
Waaagh taverne : une grande salle, un cadre propice au jeu de plateau/ jeu de figurine.
Les salles sont cependant assez ouvertes et beaucoup de gens passent à côtés des tables, le cadre pour faire du JDR n’est donc pas parfait.
Un échange de publicité est complètement dans les cordes de la taverne, on peut également organiser des événements occasionnels chez eux. Nous allons ouvrir le dialogue avec eux pour savoir quelles est le format du créneau de JDR qu’ils pourraient nous accorder.

WEI’s :
Epita : L’ambiance est très différente des WEI epitech que Antre a animé jusqu’ici, car c’est plus calme, il faudra nous y adapter.
Epitech : Pas de réponses de l’Administration.

La préparation des différentes conventions n’a pas commencé.


Trésorerie :
Départ de Pywen et Vador.
Visibilité sur les comptes : pour le CA : Le trésorier et le Président auront les droits de modification sur le fichier de comptes. Les autres membres du CA n’auront que le droit de lecture.
Un membre de l’association peut lire le fichier de compte seulement en présence du président ou du trésorier et après demande au CA.

Budget :
Promotion : 600€ pour les patrons, flyers, affiches et kakémonos est accepté.
- Une étagère : il en faut une nouvelle au plus vite, car celle actuellement au local risque de se renverser à tout moment.
- le canapé : l’actuel est vieux et prend trop de place, un nouveau canapé va donc être acheté.
- bouquins : Il faut absolument protéger les livres présents au local. Il faut que l’on se procure le livre de règles de Savage world. Quatre livres supplémentaires seront achetés selon les souhaits des membres sur le forum.
- nappes : Les nappes ne sortent plus du local hors soirées, plusieurs ont été perdues et cela est intolérable. Des nappes vont être rachetées par Antre pour fournir un maximum de tables en soirées. 1m50 / 2m50 x 10, à faire absolument avant la rentrée.
- crowdfunding : Il nous en faut + ou – un par CA. Le trésorier s’occupe d’en trouver un pertinent pour Antre, puis fait la demande au CA. Si le CA est d’accord, et à condition que le site soit sécurisé, le soutien sera effectué à la hauteur du montant proposé par le trésorier.
Retour de Pywen et Vador.

Paperasse :
Nous nous sommes donné deux semaines pour envoyer les papiers à la prefecture avec le CERFA.

Convention Nothingness :
Le lundi 14 juillet a été choisi. Quatre MJ seront présents pour une limite de 20 joueurs. Un topic d’inscription a été créé sur le forum.

Soirées :
Départ de Pywen et Vador.
Les réservations vont être faites pour les prochaines soirées (fait le lendemain de la réunion), les réservations semestrielles peuvent reprendre à partir de septembre.
Certaines salles que l’on réserve ne sont pas ouvertes, d’autres que nous n’avons pas réservées nous sont attribuées sur chronos (l’outil de gestion des salles d’Epita), ce qui peut être pénalisant si des problèmes occurrent dans ces salles (remonté à l’Administration le lendemain).
Problèmes aux soirées : certains MJ viennent sans prévenir et réclament une salle pour faire une table de JDR hors de la soirée.
Une discussion a été faite avec les MJ responsables et ils sont maintenant au courant des règles des soirées d’Antre. Si ces MJ réitèrent, des sanctions de la part du CA d’Antre seront prises à leur encontre.
Retour de Pywen et Vador.

Geek Faeries 2015
Nous avons entamé la discussion avec les organisateurs et nous sommes à même de proposer des tables (deux la nuit, trois le jour) lors de l’événement, ils nous fourniraient une tente pour cela (les MJ présents seraient restreints à masteriser autre chose que des JDR médiévaux-fantastiques).

Autres :
Lasanis :
Son dossier n’a pas été fourni à temps, nous nous devons donc de refuser sa candidature au CA. Si plus tard dans l’année il nous justifie ce non-rendu, nous pourrons réévaluer sa candidature.

FFJDR : Antre ne va pas contacter la FFJDR, nous n’avons pas d’utilité à avoir de partenariat avec eux pour le moment.

Opale :
Nous allons reprendre la discussion pour partager un stand en convention avec eux, et nos soirées seront promues sur leur forum.

Cercle fantastique :
Nous allons prendre contact avec eux car nos domaines sont assez proches et nous pensons que nos deux associations peuvent être complémentaires.

Médiathèque du KB:
Nous allons leur proposer de faire de l’initiation au JDR dans leurs locaux.

Legrog :
La promotion des grosses soirées peut se faire sur leur site.

Ys :
Nous allons bien sûr renouveler le contrat avec Ys cette année, sur les mêmes bases saines que l’année dernière : nous leur fournissons des salles et en échange ils nous organisent de une a deux murder au cours de l’année. De plus, Ys recrute et fait des prix réduits aux membres d’Antre, qui y sont les bienvenus.

Shadowforums :
Nous allons les recontacter à propos d’héberger leur RH cet été (pour rappel, il s’agit d’un Week-end dédié au JDR Shadowrun).

L’Antre des jeux :
Le président va les contacter et discuter avec eux d’un partenariat potentiel entre nos deux associations.

Boite de Pan : proposition d’organiser des murder et laser game au cours de l’année.

Départ de Pywen et Vador.

Création de JDR :
Nous allons lancer l’activité dans environ 2 semaines, lorsque le responsable (Forgosth) aura fini son année.
Première étape : recrutement (au moins 6 personnes sur le forum), 2 : brainstorming (on détermine système et univers),
3 : développement, 4 : événement dédié au JDR.
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport CA antre 22 juillet 2014

Ordre du jour :
Retour shooting game
Retour nothingness
Waaagh taverne
Ys
Trésorerie / budget
Cadavre exquis
Point promo
Internet
Propreté local
Divers


Début : 20h06
Présents : Backslash (skype), Karnad (Tongues), Jinashi, Wellan, Azrael, Bazuhl, Forgosth.
Retard : Syccor (20h14), nemesis (20h17)
Absents : Naglareph


Retour Shooting Game
Il y a eu vraiment peu de monde, 4 personnes à peu près, selon Wellan, ce n’est pas trop grave car l’événement ne coutait rien à la boite de pan. Nous avons pu tester les équipements.
La boîte de pan aimerait revenir pour organiser des shooting game plus souvent, ils mettent le peu de personnes présentes sur le compte du manque de communication de leur côté. Ils sont globalement satisfaits.
Nous devons vérifier si nous pouvons réserver l’under avec des fiches de réservation semestrielles.


Retour Nothingness
Cela s’est bien passé : les joueurs sont satisfaits et les MJ aussi, l’univers a été relativement bien présenté aux néophytes car les scénarios officiels du jeu ont été joués. Nous recontacterons XI pour savoir s’il veut que l’on recommence un tel événement l’année prochaine.


Waaagh taverne
Nous allons faire notre partie de test le dimanche 07 septembre chez eux à trois MJ’s, et deux MJ’s réservistes. Un maximum de deux joueurs d’Antre par table est permis. Le recrutement est lancé sur le forum, nous allons contacter Toxicat, volontaire, pour savoir s’il peut nous accompagner le 07 septembre en tant que dernier MJ.


Ys
Le contrat avec Ys sera renouvelé et nous comptons les rencontrer une nouvelle fois pour arranger cela.
Trésorerie / budget
Les meubles ne seront pas achetés avant septembre : Antre est susceptible de changer de local à ce moment.
Les nappes seront achetées bientôt.
Papiers envoyés à la préfecture ce matin par Karnad.


Projet :
pack « rôliste » à l’inscription : on fournit un set de dés, une gomme et un crayon pour une somme un peu plus haute. Devis à faire par Backslash, il faut également vérifier que l’on puisse avoir un prix réduit pour une commande de beaucoup de dés.


Cadavre Exquis
Le but de cette soirée est avant tout que de nouveaux joueurs apprennent à masteriser, cependant il y a peu de MJ déclarés pour le moment.


Point promo
Epitech
C’est finalement le BDE qui s’occupe d’organiser le WEI. Nous connaissons déjà le lieu. Bazuhl a déjà commencé à leur proposer des activités diverses, comme du trollball.
Sinon, convention : On va essayer de participer à paris plages JDR, organisé par Tenebrae.
Nous devons donc prendre contact avec la médiathèque et Paris plage JDR.


Point Internet :
Syccor avance sur la bibliothèque en ligne, mais il ne s’est pas encore intéressé aux photos, et a juste regardé le reste.
Réseaux sociaux : C’est fait.


Propreté local :
Les membres du CA doivent faire attention à bien respecter les règles du local : son état se détériore rapidement et nous sommes susceptible de bientôt changer de local, celui-ci doit donc rester en bon état.


Réunion terminée à 21h34
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Dallo
Messages : 94
Inscription : 15 sept. 2011, 10:26
Localisation : Par là

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Dallo »

Karnad a écrit :Retour Shooting Game
Il y a eu vraiment peu de monde, 4 personnes à peu près, selon Wellan, ce n’est pas trop grave car l’événement ne coutait rien à la boite de pan. Nous avons pu tester les équipements.
La boîte de pan aimerait revenir pour organiser des shooting game plus souvent, ils mettent le peu de personnes présentes sur le compte du manque de communication de leur côté. Ils sont globalement satisfaits.
Nous devons vérifier si nous pouvons réserver l’under avec des fiches de réservation semestrielles.
Faire ça en été quand l'école est vide n'est pas forcément la meilleure des idées.

Karnad a écrit :Retour Nothingness
Cela s’est bien passé : les joueurs sont satisfaits et les MJ aussi, l’univers a été relativement bien présenté aux néophytes car les scénarios officiels du jeu ont été joués. Nous recontacterons XI pour savoir s’il veut que l’on recommence un tel événement l’année prochaine.
De très bon retour à notre table, j'ai hâte de recommencer. Le concept est bien cool. A tenter sur des autres jeux (Metal adventure ? Les ombres d'estern ?). Il existe plusieurs bon JdR français profitons en !

Karnad a écrit :Projet :
pack « rôliste » à l’inscription : on fournit un set de dés, une gomme et un crayon pour une somme un peu plus haute. Devis à faire par Backslash, il faut également vérifier que l’on puisse avoir un prix réduit pour une commande de beaucoup de dés.
Si vous n'arrivez pas à avoir un grossiste, je recommande les packs de Wiz Dice en premier lieu puis les Chessex. (trouvable sur amazon)

Karnad a écrit :Cadavre Exquis
Le but de cette soirée est avant tout que de nouveaux joueurs apprennent à masteriser, cependant il y a peu de MJ déclarés pour le moment.
J'ai plusieurs retours de table à deux MD. Cela peut être une bonne idée pour pousser les joueurs à passer du côté obscur du screen.
Life is a Role Playing Game in which the Dungeon Master may not exist, so don't worry; it's completely appropriate to panic.

End? No, the journey doesn't end here. Death is just another path, one that we all must take.
Avatar de l’utilisateur
Naglareph
Retraité du CA
Messages : 680
Inscription : 30 janv. 2012, 18:18
Localisation : Deep in space

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Naglareph »

Dallo a écrit :
Karnad a écrit :Retour Shooting Game
Il y a eu vraiment peu de monde, 4 personnes à peu près, selon Wellan, ce n’est pas trop grave car l’événement ne coutait rien à la boite de pan. Nous avons pu tester les équipements.
La boîte de pan aimerait revenir pour organiser des shooting game plus souvent, ils mettent le peu de personnes présentes sur le compte du manque de communication de leur côté. Ils sont globalement satisfaits.
Nous devons vérifier si nous pouvons réserver l’under avec des fiches de réservation semestrielles.
Faire ça en été quand l'école est vide n'est pas forcément la meilleure des idées.
Le but était surtout de montrer à l'ADM qu'un événement pareil était reconductible.
Le but aussi était de faire un test en under car ca n'avais jamais été fait et tout l'under était exploité.

Dallo a écrit :
Karnad a écrit :Retour Nothingness
Cela s’est bien passé : les joueurs sont satisfaits et les MJ aussi, l’univers a été relativement bien présenté aux néophytes car les scénarios officiels du jeu ont été joués. Nous recontacterons XI pour savoir s’il veut que l’on recommence un tel événement l’année prochaine.
De très bon retour à notre table, j'ai hâte de recommencer. Le concept est bien cool. A tenter sur des autres jeux (Metal adventure ? Les ombres d'estern ?). Il existe plusieurs bon JdR français profitons en !
Je note la recommandation, je creuserais un peu la piste. Mais ce genre d'événements sont assez exceptionnels, dans le sens qu'ils modifient automatiquement l'histoire et le lore du jeu etc.
Dallo a écrit :
Karnad a écrit :Projet :
pack « rôliste » à l’inscription : on fournit un set de dés, une gomme et un crayon pour une somme un peu plus haute. Devis à faire par Backslash, il faut également vérifier que l’on puisse avoir un prix réduit pour une commande de beaucoup de dés.
Si vous n'arrivez pas à avoir un grossiste, je recommande les packs de Wiz Dice en premier lieu puis les Chessex. (trouvable sur amazon)
On réfléchit à se genre de solutions en effet :)
.: Retraité du CA :. .: Ancien Président - Ancien Membre du CA :.
.: INS/MV | Star Wars | Vampire la Mascarade :.

Image
Avatar de l’utilisateur
Bardaf
Messages : 163
Inscription : 13 mars 2012, 10:06
Localisation : Paris

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Bardaf »

Du coup, le pack de dés serait "en option" ou obligatoire? Parce que niveau éthique ça passerait moyen (même si l'intention de base est louable et qu'on fait pas de bénéfices) au niveau "associatif" si c'est obligatoire, sans compter que les joueurs réinscrits ont pas forcément besoin d'un pack. Et je compte pas les MJs qui tirent leurs dés informatiquement. D'un autre coté si c'est optionnel on risque de se retrouver avec un surplus de dés sur les bras si ça a pas le succés escompté. Enfin, de toutes facons ca se conservent, mais du coup, vous partez sur quoi?
"Je l'espère, car j'ai une forte addiction au charbon"
Avatar de l’utilisateur
Naglareph
Retraité du CA
Messages : 680
Inscription : 30 janv. 2012, 18:18
Localisation : Deep in space

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Naglareph »

Bardaf a écrit :Du coup, le pack de dés serait "en option" ou obligatoire? Parce que niveau éthique ça passerait moyen (même si l'intention de base est louable et qu'on fait pas de bénéfices) au niveau "associatif" si c'est obligatoire, sans compter que les joueurs réinscrits ont pas forcément besoin d'un pack. Et je compte pas les MJs qui tirent leurs dés informatiquement. D'un autre coté si c'est optionnel on risque de se retrouver avec un surplus de dés sur les bras si ça a pas le succés escompté. Enfin, de toutes facons ca se conservent, mais du coup, vous partez sur quoi?
Ça me parait évident que c'est en option :o
On forcera jamais un achat ou une vente aux membres :)
On force pas les T-Shirts alors je vois pas pourquoi on le ferai pour des dés ^^
.: Retraité du CA :. .: Ancien Président - Ancien Membre du CA :.
.: INS/MV | Star Wars | Vampire la Mascarade :.

Image
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport CA du 12 août 2014


Ordre du jour:
Réservation Ys
Budget
Waaaagh Tavern
Opale
WEI
Création de jdr
Tickets/Redmine
Retour events
Jugement du CA
Autres


Début: 20h33
Fin: 22h12
Absent: aucun


Réservation Ys:
Ys nous a demandé une salle pour leur AG, que nous allons faire suivre auprès d'Epita. Il faut qu'ils nous répondent afin qu'on puisse signer les contrats pour que l'on puisse faire des réservations pour le semestre.
Leur AG est le 3 septmenbe.
Leur 1ère partie est le 13 ou 22 septembre.


Budget:
Le choix des livres a été approuvé. Les achats seront fait sur internet une fois la passation du compte faite. Nous allons effectuer une proposition d'une nouvelle liste de livres ainsi qu'un devis pour la protection de tout les livres actuellement dans la bibliothèque.

Le CA accepte un budget afin d'envoyer Backslash et Naglareph à la Selles-sur-Chère, dans le domaine de Descartes, là où ont lieu les geek faeries.
Il s'agirat de meujeuter deux tables lors d'une initiation pour adolescent. Les deux participants avancent l'argent pour le moment et seront remboursés
ensuite.

Kit événement: design d'un logo, 5 types d'affiches (3 à thème, 1 générique, 1 partenaire), 1 flyer, 1 carte, 1 kakémono + banière.
Devis du design uniquement, sans affiche partenaire: 730€
Devis du design uniquement: 880€
Devis du design sans affiche partenaire, avec impression bannière et kakémono: 1000€
Devis du design + impression: 1427€ (Comprend: 500 exemplaire de flyers et cartes, 1 kakémono, 1 recharge kakémono)


Waaaagh Tavern:
C'est le 7 septembre, on est prêt.


Opale:
Des échangent ont eu lieu avec Opale. Antre est prêt à leur fournir des MJs avec une possible présence de Antre sur leur stand pour certaines conventions.


WEI:
Ca n'avance pas. Il faut relancer les différents interlocuteurs.


Création de jdr:
Deadline de création du post mise au 13/08/2014 avec relance en septembre puis en octobre. Ce projet sera abandonné si trop peu de gens sont motivés à ce moment.


Tickets/Redmine:
Les membres du CA sont invités à vérifier leur ticket.


Retour events:
Retour cadavre exquis: 7 joueurs, tout s'est déroulé comme prévu.
Prochain event: parodie de jdr.
Certains membres du CA avaient évoqué la possibilité d'une multi-table warhammer 40k. Il faudrait qu'ils reviennent vers le CA au plus vite. De même avec une multitable MDT.


Jugement du CA:
Internet: Il reste toujours des tâches, mais le responsable y travail. La mailing list a été mise à jour. Le podcast a été mis en ligne mais ça prend de la place. On ne pourra donc pas en stocker trop. Il faut créer une page facebook et créer des event pour les soirées.

AMC:
Rien à signaler

Régulière:
Tout vas bien. Forghost sera absent pour la régulière du 22 août, Naglareph le remplacera.

Promotion:
Silence radio au niveau des WEI. Un dialogue a été entamé avec une personne du Salon du Fantastique. Le responsable n'est pas assez présent et manque de répondant.

Secrétaire:
Manque de répondant au niveau des mails et des comptes rendus du CA.


Event:
Voir plus haut.

Trésorerie:
Il faut passer à la banque pour effectuer le changement. Il sera bientôt présent pour faire les comptes. Une plus grande attention est demandé aux autres membres du CA lorsqu'ils remplissent les fiches d'inscriptions, afin que le trésorier sache si un membre a bien payé sa cotisation.

Président:
Manque de présence en ce moment, mais justifié. Sévère mais juste. Les choses avancent avec lui.


Autres:
Le local est encore une fois sale. Il faut rendre les trucs empruntés aux autres assos.

L'idée d'un concours de scénario a été proposé, le CA devra donc demander aux membres leur avis à ce sujet.
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport CA du 2 septembre 2014


Début: 20h37
Fin: 21h31


Présent: Naglareph, Némésis, Jinashi, Wellan, Forgosth, Karnad, Azraël, Syccor (20h44)
Absent: Bazuhl, Backslash (justifié)


Ordre du jour:
Events en cours
Events à venir
Kakemono et Bérengère
Partenariats
Création de jdr
Point internet
Promotion
Divers


Events en cours:
La prochaine soirée régulière est prévu le vendredi 5 septembre et les réservations sont faites. Il serait bon de profiter de l'occasion pour faire de
la pub pour l'event à la Waaagh Tavern ainsi que du podcast.
L'event à la Waaagh Tavern est prévu pour le 7 septembre, les MJs sont prêt.
La prochaine AMC aura lieu le 14 septembre et les réservations sont faites.
L'event à la Selles-sur-Chère aura lieu le 14 septembre, Naglareph et Backslash sont prêt.


Events à venir:
19 septembre: soirée régulière. Les réservations semestrielles vont être faites.
26 septembre: soirée event. Les réservations sont faites.
28 septembre: AMC.
WEI epita: Nous n'avons pas été recontacté par le BDE Epita, ils sont censés le faire dans la semaine.


Kakémono et Bérengère:
Les chèques vont être fait pour le pack "design".


Partenariats:
-Nous allons accueillir l'assemblée générale d'Ys. Les réservations sont faites.
-Il faut que l'on re-contacte avec le Cercle Fantastique et L'antre des jeux.
-GNiale: Nous sommes dans l'attente de la signature des directeurs des écoles pour authoriser l'événement.
-Aventure Galactique: Ils faut recontacter les associations qui s'étaient portées volontaires pour participer à cet événement.


Création de jdr:
Les participants on été recruté et le brainstorming a été fait.


Point internet:
Il n'y a pas eu beaucoup d'avancées mais les updates sont faites.


Promotion:
Les dates des deux WEI arrivent à grand pas, mais assez peu d'informations nous ont été transmises. Une relance des différents BDE est prévu.
Une deadline pour le début de l'organisation de la première initiation à été mise en place au début de la semaine prochaine.


Divers:
Une AGE sera organisé à la mi-année afin de voter pour le changement de statut.

Pour la prochaine soirée event, un event WoD multitables a été proposé.
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport CA du 23 septembre 2014


Début: 20h30 
Fin: 22h36 


Membres présents: Naglareph, Backslash, Jinashi, Wellan, Azrael, Syccor, Forgosth
Membres absents: Nemesis, Bazuhl, Karnad.


Ordre du jour :
-Retour Selles sur cher
-VJN
-Changement de local
-Wei divers
-Gniales/ Aventure galactique
-AMC/ régu/ évents
-Internet
-Trésorerie
-Communication
-Choix des contenus des supports de communications
-fiches d’inscriptions
-Autres

En l’absence du secrétaire (Karnad), Forgosth est choisi par le CA pour rédiger le rapport.


Retour Selles sur cher :
Malgré le coût élevé de l’évènement (80€ pour le voyage), le CA considère que cette action hors de l’île de France fait partie du programme pour assurer notre participation aux Geek Faëries 2015, ce qui nous apporterait une visibilité nationale et rembourserait donc aisément l’événement.
L’événement, qui consistait à tenir deux tables de JDR (l’une par Naglareph et l’autre par Backslash) pour initier des adolescents de provinces au jeu-de-rôle, s’est bien passé des deux côtés de la table.
Ludovic, l’organisateur de l’événement, nous y réinvitera peut-être, mais en prenant en charge les coûts cette fois-ci, car cet évènement « pilote » à bien fonctionné : 50 participants, et 10 personne initiées au JDR.


VJN :
L’évènement était agréable pour les membres d’Antre, qui par contre n’ont pas eu énormément de visibilité.
Selon les membres du CA qui y étaient présents (Jinashi, Wellan et Azrael), beaucoup de personnes à qui ils ont parlé connaissaient l’association Antre mais n’était pas membre.
Le Loup-garou organisé par Antre a réuni beaucoup de monde.
En tout, environ 30 personnes ont pu se rapprocher d’Antre lors de cet événement, ce qui n’est pas négligeable car ce sont des membres d’écoles peu touchées par les associations du groupe Ionis. Antre compte donc participer aux prochaines VJN !


Changement de local :
Lors de la dernière réunion du CIA, les responsables administratifs nous ont affirmé que le nouveau local que nous allons obtenir est l’actuel local du BDE Epita.


Wei Epita-Epitech :
Un manque d’investissement se fait ressentir du côté de Bazuhl. Le CA manque de visibilité sur ces activités qui approchent vite et réagit en conséquence : nous allons demander à Bazuhl s’il pense pouvoir s’occuper de l’affaire, et selon sa réponse nous constituerons ou non une « cellule de crise » pour s’occuper de ces événements cruciaux à la promotion de Antre.
En effet le WEI Epita s’est réalisé sans nous et nous avons peu d’informations sur le WEI Epitech, quoiqu’il arrive nous jugeons la communication de Bazuhl envers le reste du CA très médiocre.


Gniales/ Aventure galactique :
Certains problèmes logistiques ont fait surface : l’installation du matériel de l’AG risque d’être difficile à cause du salon des associations qui occupera l’intégralité de la cour pasteur pendant la semaine précédant l’AG et cella la suivant, ce qui empêche les camions contenant le matériel de descendre.
« Cook’N’lab », l’association de cuisine chelou du groupe Ionis, se propose de participer à l’AG en préparant des plats correspondant à l’univers de Star Wars et de tenir un stand, le CA approuve cette idée.
Une fiche de réservation doit être faite malgré le dossier, contrairement à ce que nous avait dit l’administration auparavant. La priorité des semaines à venir pour le CA va être de finir d’organiser ces deux évènements majeurs (l’Aventure Galactique et les Gniales), et de régler les problèmes qui ont fait surface.


AMC régu évents :
Les soirées régulières accueillent de plus en plus de monde en cette période de rentrée, les réservations semestrielles sont faites et acceptées par l’administration, pour l’instant la machine et en marche et n’a pas de problème.
Le prochain évent (soirée contrefaçon) à peu de participations, cela n’intéresse peut-être pas autant les membres. Le suivant sera l’évent traître.


Internet :
Des difficultés sont rencontrées pour les mises à jour du site. Le boyau de campagne va être mis à jour. Les breaking news sont mises à jour régulièrement par les administrateurs. En résumé, les résultats sont longs à mettre en place mais ne sont pas cruciaux.


Trésorerie :
Les livres doivent encore être achetés, de même que les nouvelles nappes. Des livres premium vont être choisis et achetés avec les autres en une seule commande.
L’association a acquis des couvertures plastifiées pour les livres de la bibliothèque.
Un budget va être accordé pour l’achet de set de dés et de criterium pour permettre aux participants des soirées d’acheter s’il le faut sur place l’équipement minimum d’un joueur de JDR.


Communication :
Une newsletter stylisée pourrait être faite pour rendre les mails mensuels plus agréables.


Choix des contenus des supports de communication :
Voici l’ensemble de ce que contiendront les supports de communication récemment acquis par le CA.

Sur la carte de visite :
Nom
Logo
Email
Site
Adresse Postale (arrière).

Sur le flyers :
Accroche : Du jeu de rôle pour les divertir tous…
… et dans l’Antre les lier
Texte d’annonce
Contacts, twitter, site, email
Mentions légales
Logos Antre, tek, ta, bio.

Le texte d’annonce choisi est:
"Que vous soyez débutant ou un joueur expérimenté, venez (re)découvrir le Jeu de rôle avec l'association ANTRE, dans une ambiance chaleureuse et conviviale. Quel que soit l'univers de jeu que vous préférez, vous trouverez votre compte dans le choix incroyable de jeux que nous proposons. Alors, qu'attendez-vous pour nous rejoindre ?"

Sur les Kakémono:
Antre
Accroche des flyers
Logo

Sur la Bannière :
Antre
Logo

Sur les affiches
Ambiance groupe/conviviale.
Trois univers (Sf, Heroic fantasy, Contemporain)


fiche d’inscription :
Pour régler les problèmes de fiches d’inscritpions (mauvais tris, difficultés de mises à jour de l’outil informatique), Forgosth a été voté responsable « fiche d’inscription » : il s’occupe des fiches d’inscriptions de A à Z. Une revue totale des inscriptions va être faite par Backslash et Forgosth.


divers :
Cartes de membre:
Nous allons prendre le script de création de cartes de membre à Epitanime pour avoir des cartes de membres au plus vite. Des accords ponctuels peuvent être accordés par l’adm pour les soirées avec beaucoup de nouveaux, mais les restrictions vont bientôt être mises en place par l’école et nous devons donc nous occuper de fournir ces cartes au plus vite.
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Avatar de l’utilisateur
Karnad
Messages : 224
Inscription : 01 nov. 2011, 11:11

Re: Compte rendu de la dernière réunion du CA

Message par Karnad »

Rapport CA du 14 octobre 2014


Début: 20h07
Fin: 20h40



Membres présents:
Backslash, Jinashi, Karnad, Azrael, Syccor
Membres absents: Naglareph, Nemesis, Bazuhl, Wellan, Forgosth


Ordre du jour:
-Achat livres
-Bibliothèque
-Réservations
-Autres


Achat livres:
Backslash n'ayant toujours pas accès au chéquier, il lui a été impossible de passer commande pour le moment. Naglareph, Syccor et Backslash doivent impérativement passer à la banque avant le mois d'octobre.


Bibliothèque:
Sa création a commencé. Tout les livres ont déjà été enregistré et il ne reste plus que les jeux de société et les jeux apéros.


Réservations:
17/10:
Du à la JPO ainsi qu'au forum des associations, nous ne disposons que de 3 salles pour le 17. Soit nous n'acceptons plus de nouvelles tables, soit nous essayons de décaler la soirée à Villejuif en 3 jours.

AMC:
Les réservations pour la prochaine AMC sont faites. L'offre de gobelets aux AMC est approuvée par l'ensemble du CA.

Initiation:
Une réunion du CA aura lieu mardi prochain pour parler de l'initiation.

Event:
Le prochain event a été choisis, l'équipe a été mise en place.


Autres:
Informatisation des fiches:
Plus de rigueur est demandé aux membres lors du remplissage des fiches d'inscriptions (préciser si le pseudo est différent sur le forum
et sur la fiche). Le responsable doit encore ajouter certaines adresses à la mailing-liste Antre (nous possédons actuellement 80 membres)
Aberrant: World of Darknad - 23/02/15 "Never Forget"
Verrouillé

Revenir à « Informations »