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 Bilan 2016 & Objectifs 2017 
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Retraité du CA
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Message Bilan 2016 & Objectifs 2017
Salut !

Pour clore cette année, nous avons décidé de vous faire un résumé de ce qui a été accompli par le conseil d’administration jusqu’ici, et des objectifs que nous nous sommes fixés pour le futur de Antre.

Avant de commencer la liste, j’aimerais remercier tous les membres du conseil d’administration, car ils font jusqu’ici de l’excellent travail, et malgré le fait qu’ils ne sont que bénévoles, leur investissement dans l’association est exemplaire.

Ce sujet reste ouvert, n’hésitez donc pas à discuter certains points, ou à suggérer de nouveaux objectifs qui pourraient vous tenir à coeur.

Objectifs Accomplis:

- Procéduraliser le fonctionnement de Antre
En effet, la plupart des tâches réalisables par le CA ont maintenant un fichier de “process”, qui décrit la procédure à suivre pour mener à bien la tâche. C’est très important d’avoir ce système dans une association étudiante car le savoir peut maintenant être transmis de génération en génération de façon fiable malgré le recyclage permanent des membres.

- Bibliothèque:
C’est tout récent ! Le système d’emprunt des livres de l’association est enfin opérationnel.

- Réservation du local:
Les membres peuvent maintenant réserver notre local pour leurs parties privées, à la seule condition d’avoir un membre du CA présent pour vérifier que les règles du local soient bien appliquées.
Grâce à l’investissement fait dans le local (murs repeints, ventilateur et rideaux d’armoire achetés, toiles et non plus poster sur les murs, planning de nettoyage), le local est actuellement un lieu très agréable pour mener une partie de JDR.


- Meilleure visibilité sur le paysage rôliste en île-de-France
En région parisienne nous avons la chance d’être entourés d’associations faisant du jeu-de-rôle ou assimilé très intéressantes. Leurs services et leurs connaissances en théorie du JDR n’étant pas les mêmes qu’à Antre, nous avons décidé de mettre régulièrement d’autre association ou groupe de la région en avant. L’association “la ligue Ludique” a été notre première invitée, et d’autres association vont continuer à venir de se présenter à vous par le futur.

- Panthéon:
Les personnages les plus mémorables joués à Antre peuvent maintenant être immortalisés et avoir une toile à leur effigie sur un mur de notre local. Les premiers portraits sont en cours de dessin. Tout est mis en place pour que l'élection de nouveaux personnages pour le panthéon devienne un événement récurrent.

- Clarté des comptes de l’association:
La passation de droits sur le compte en banque est faite, nous avons maintenant accès aux outils informatiques du crédit agricole pour gérer notre compte et ne sommes plus obligés d’attendre tous les mois le courrier de résumé des transactions pour savoir exactement comment se porte notre argent. Nous nous sommes également dotés d’une carte bleue, qui attend d’être récupérée à la banque.

- Newsletter & communication:
La forme des mails à changé, nous envoyons maintenant des newsletter plus digestes que du texte simple pour vous communiquer nos événements. C’est une amélioration qui devait être apportée à notre communication depuis maintenant bien des années, c’est pourquoi Shaun the Sheep, qui s’est occupé de cette évolution et s’est autoformé sur la création de newsletter, à toutes mes félicitations.
Dans la même lignée, nous sommes de plus en plus présents sur les réseaux sociaux.
Ce sont de grands pas en avant quand on sait le temps que demande une communication active.


- Accueil d’événements d’importance:
Quelques GN ont étés accueillis dans nos locaux ces derniers mois. D’un côté, nous permettons à des événements bénéfique au monde du JDR d’avoir lieu, de l’autre à force d’accueillir ces GN de plus en plus de places se libéreront pour nos membres, ce qui nous permettra à terme de vous proposer une nouvelle activité. Il faut continuer dans la lancée !

- Conventions d’ampleur:
Nous avons accueilli trois conventions différentes depuis le début de notre mandat, grâce au travail notable que le CA 2015-2016 de Antre a apporté sur la création de liens avec d’autres organismes proches du jeu-de-rôle, et à l’investissement exemplaire de Wellan. Mes sincères féliciations à lui également.
Ces trois conventions étaient les GNiales, le RJDRA et la Cos’ conv. L’axe d’amélioration principal sur lequel nous nous penchons est d’augmenter la présence des membres d’antre lors de ces événements d’ampleur.


- Meilleure gestion des fiches de membres:
Au moment où j’écris ce message, nous avons 192 membres inscrits et informatisés. Entre 20 et 40 fiches de membres sont encore à informatiser. C’est un record dans l’histoire de Antre, et nous ne sommes qu’à la moitié de l’année.
Vous vous doutez bien qu’avec une masse d’inscrits aussi conséquente, la logistique derrière tout ça doit tenir la route. Après quelques erreurs de gestion dues à l’avancée à tâtons que nous sommes obligés d’opérer dans ce domaine, la rigueur de notre secrétaire et des responsables d’événements nous permet d’avoir aujourd’hui un bonne visibilité du nombre de membres ainsi que de leur présence à nos événements malgré des outils peu optimisé pour cette tâche.


- Présence en convention:
Antre a souvent tenu un stand promotionnel lors de conventions cette année. L’association Opale et l’efficacité de Pacco nous permettent d’aller faire découvrir le JDR, ainsi que notre association, à un public que nous ne touchions pas jusqu’ici. Tout est en place pour que nous puissions continuer sur cette lancée en 2017.


Pour finir sur ce qui a été accompli, malgré les mesures prises par l’administration de nos campus pour garantir la sécurité des élèves, l’association a su relativement vite s’adapter et faire avec ces nouvelles mesures. Ce n’était pas couru d’avance, et pour être honnête, il y a un moment où nous nous sommes demandés si la fin de Antre n’était pas arrivée.
Aujourd’hui l’association est à son plus fort malgré ces contraintes, et nous espérons un retour à la normale voir une amélioration au plus vite, même si nous avons peu d’espoir car ses mesures seront la norme tant que nous serons en état d’urgence.


Voici maintenant ce que nous aimerions faire par le futur à Antre. Il y a beaucoup de choses, beaucoup trop pour que tout soit accompli dans les 6 prochains mois, mais cela vous donne une idée des axes sur lesquels nous sommes en train d’engager Antre:

Objectifs

- Antre Virtuelle
C’est en cours de lancement mais cela demande énromément d’investissment. En théorie, cela permettra aux membres d’Antre de pouvroir faire bien plus de parties grâce à une communauté de JDR en ligne active.

- Association IONIS
Nous aimerions être réellement l’association de JDR des écoles du groupe IONIS, et pas seulement de Epita et Epitech.

- RJDRA durable
Il faut que nous arrivions à faire du RJDRA une convention récurrente, nous nous devons donc de continuer à entretenir nos bonnes relations avec Opale et bien documenter la procédure d’organisation de cet événement.

- Plus d’activités disponibles pour les membres

Nous avons toutes les cartes en main pour vous proposer plus d’événements, quelle que soit leur nature. Avec les chiffres de participations aux soirées, nous allons envisager ou non d’augmenter le nombre de régulières, et nous allons essayer de mettre en place un atelier récurent de test de jeux-de-rôle expérimentaux dans notre local.

- Amélioration du local
Nous allons faire du local un endroit paradisiaque pour une partie de JDR: achat d’ampoule qui change de couleur, d’enceintes de meilleures qualité par exemple).

- Event en commun avec les autres associations IONIS
Nous avons accès, grâce au groupe IONIS, à des dizaines d’autres associations étudiantes. Il pourrait être pertinent de faire des événements inter-asso, mais leur forme n’a pas encore été réfléchie.

- Associales
Ce sont des rencontres entre organisateurs des différentes associations du groupe IONIS que nous sommes en train de mettre en place, avec notamment l’aide de LATEB. Cela permettrait un rapprochement des associations étudiantes du campus.

- Pôle événement sain
Les “événements Antre” étaient, il y a quelques années, la spécialité de l’association. Cela s’est peu à peu perdu au fil des ans. C’est dommage, car il s’agissait là de découvrir une autre façon de faire du JDR. Nous aimerions donc relancer durablement ce pôle, mais la nature même des “événements” en fait un pôle qui demande énormément de travail.

- Paypal

L’association devrait prochainement se doter d’un Paypal, nous permettant une fluidité optimale sur les transactions en ligne.

- Inscriptions online
Pouvoir s’inscrire à Antre via internet et en payant par paypal (par exemple) serait un plus formidable pour l’association. Cela nous permettrait d’envisager un grosse communication autour de l’Antre virtuelle.

- T-shirt en vente permanente
Nous aimerions mettre des design de T-shirts en vente sur un site comme Redbubble ou autre. Il nous faut des design, mais cela nous permettrait de ne plus encombrer le local avec les t-shirt invendus, de ne plus vendre des t-shirts à perte, et surtout que les t-shirts soient disponible n’importe quand pour les membres.

- Outil de gestion de trésorerie

Nous avons une masse de membres assez conséquente, et nous avons du budget de côté. En tant que bénévoles, avoir un outil pour gérer les comptes de l'association à la place de notre système D actuel serait un gain de temps inestimable.

- Atelier créa JDR durable
Il est régulièrement repris puis abandonné. Il faut que nous réussissions le défi d’en faire un atelier durable et qui ait des résultats satisfaisant.

- Nouveau système de répartition aux régulières ?
C’est encore en débat. Le système actuel, mis au point il y a quelques années par Zesso, marche très bien, mais dans l’optique d’essayer de tout améliorer à Antre pour que nous soyons plus adaptés à la taille actuelle de l’association, nous allons peut-être tester des variantes de se système. Nous aimerions notamment encourager les interactions entre participants avant que tout le monde soit séparé sur les différentes tables.



Merci beaucoup aux courageux qui ont lu tout ça, nous on fait tout ça par plaisir et ça nous motive de savoir que tout ça intéresse quelques personnes. N’hésitez pas à poster un message si vous avez la moindre remarque.

Sur ce, je vous souhaite à tous de passer un très bon réveillon et une bonne année ! Espérons que 2017 soit une année prospère pour les antreux :)

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28 Déc 2016, 17:58
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Message Re: Bilan 2016 & Objectifs 2017
Et le forum dans tout ça ? Ou sont les flocons !

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29 Déc 2016, 12:33
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Message Re: Bilan 2016 & Objectifs 2017
J'ai demandé à notre résponsable internet que cette année il n'y ait pas de flocons sur le forum, mais à la place des billets avec mon visage dessus qui tombent.

Je n'ai plus de nouvelles du responsable internet depuis.

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29 Déc 2016, 18:27
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Message Re: Bilan 2016 & Objectifs 2017
J'ai retrouvé un lien vers un logiciel que j'utilisais il y a un paquet d'années quand j’étais trésorier d'une association: la Galette.

Le logiciel est gratuit et libre, très pratique et très complet. Voici une présentation rapide de la Galettel, y compris les instructions pour l'installer. Mais bon, je pense qu'installer ce genre de petit software ne vous posera pas de problèmes... Sinon ce serait inquiétant! :P

La Galette est extrêmement pratique, et m'a énormément simplifiée la tache en tant que trésorier, car elle permet le suivi des adhésions, des payement, l'envoi automatique de mails de rappel et d'informations, et bien plus encore avec les plugins. Je pense que ça serait une solution idéale pour vous simplifier la tâche de gestion des adhésions, et de la majeure partie de la gestion de l'asso.

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"Vos petits jouets géométriques ne sont rien en regard du pouvoir du MJ!"
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Citation de moi-même! ^^


03 Jan 2017, 18:08
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Inscription: 22 Oct 2012, 13:00
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Localisation: Paris
Message Re: Bilan 2016 & Objectifs 2017
Merci de la suggestion !

On va checker ça et voir ce qu'on en fait à notre réunion de ce soir.

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04 Jan 2017, 10:28
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